GGD Zuid-Limburg kiest opnieuw voor Open Line: na aanbesteding volgt bredere, strategische rol

Hoe langer een relatie duurt, hoe belangrijker het is om in elkaar te blijven investeren. Dat geldt ook voor Open Line en GGD Zuid-Limburg, die inmiddels al twintig jaar met elkaar samenwerken. “In zo’n langdurig partnerschap ontwikkel je samen, maak je veel mee en kom je onderweg natuurlijk ook weleens een hobbel tegen”, vertelt Ralph Evertz, die al twintig jaar bij Open Line werkt en als Account-Executive verantwoordelijk is voor de samenwerking met GGD Zuid-Limburg. “Soms is het dan goed om even opnieuw scherp te stellen wat je voor elkaar wilt betekenen. Zo’n frisse impuls geeft nieuwe energie en vormt vaak het begin van een volgende fase in de samenwerking.”

De boel opschudden

Die impuls kwam er in de vorm van een nieuwe aanbesteding. “Natuurlijk zijn we als overheidsorganisatie verplicht om aanbestedingen te doen”, zegt Timothée Bastin, bedrijfsconsultant ICT bij GGD Zuid-Limburg. “Maar we vonden het ook een goed moment om ons IT-landschap tegen het licht te houden. We wilden opnieuw scherp krijgen waar we stonden, waar we naartoe wilden en welke partner ons het beste op die reis kon begeleiden.”

“We zijn een organisatie die de lat op allerlei vlakken heel hoog legt”, vult zijn collega Remco Smeets, teammanager Informatie en Technologie, aan. “We willen het maximale uit samenwerkingen halen en proberen partners naar een zo hoog mogelijk niveau te tillen. We zijn natuurlijk een publieke organisatie die met veel gevoelige data te maken heeft. We moeten de boel op het vlak van IT gewoon goed op orde hebben, op een manier die aansluit bij de primaire processen van de verschillende afdelingen.”

Vier Europese aanbestedingen

Tijdens de covid-pandemie, die bij de GGD voor ongekende drukte zorgde, merkte de organisatie dat de grenzen van de flexibiliteit werden bereikt. Bastin:  “We moesten met enige regelmaat in korte tijd een nieuwe locatie operationeel krijgen. Dat vroeg om flexibiliteit, snelheid en soms de nodige improvisatie. Printen en scannen ging bijvoorbeeld niet altijd goed vanwege de verbinding met de printserver. Covid heeft ons echt geleerd hoe belangrijk het voor ons is dat we op een flexibele manier kunnen op- en afschalen.”

Mede daarom deed GGD Zuid-Limburg in 2024 vier Europese aanbestedingen, waaronder voor IT-outsourcing. Dat dat onderdeel weer gegund zou gaan worden aan Open Line was geen uitgemaakte zaak. Evertz: “Wij waren ons ervan bewust dat het anders moest als we deze klant wilden behouden. Vanuit dat oogpunt hebben we de inschrijving gedaan.”

Strategische rol

Uiteindelijk viel de keuze weer op Open Line. Smeets: “Vanaf het begin voelden de gesprekken goed aan. Er is een duidelijk onderscheid gemaakt tussen operationele, tactische en strategische componenten. We zijn nu echt iets aan het bouwen. Het geeft me rust. Als er iets is, dan kan ik erop vertrouwen dat Open Line eraan werkt.” 

De eerste fase werd een jaar geleden opgeleverd. Een paar maanden geleden volgde het tweede deel. Er staat nu een moderne, schaalbare en veilig beheerde werkplekomgeving. Die borduurt voor een deel voort op wat er al stond. Maar er zijn veel dingen anders, vertelt Bastin. “We besteden nu een stuk netwerkbeheer uit, inclusief WAN-connectiviteit. Daarnaast wilden we een cloud-tenzij en een Microsoft-tenzij-strategie. We moesten bovendien overstappen van Windows 10 naar Windows 11. Dat heeft ervoor gezorgd dat we veel nieuwe laptops hebben besteld. Daarvoor hebben we een aparte aanbesteding gedaan. Datzelfde geldt voor telefonie. We bellen nu via Teams. Daarnaast is het beheer veranderd: dat gebeurt nu met Microsoft Intune. En ook aan de voorkant zijn er dingen op de schop gegaan, zoals de lay-out van ons workplace-portaal. Daarvoor hebben we samen met Open Line adoptiesessies voor onze mensen gehouden.”

Open Line heeft bij GGD Zuid-Limburg nu, meer dan ooit, een adviserende en strategische rol. Smeets: “We mogen niet stilstaan. Behalve het operationele deel, willen we dat Open Line meedenkt over wat er volgende week, volgende maand of volgend jaar kan gebeuren. Dat is precies wat ze nu doen.” Evertz: “We ondersteunen GGD Zuid-Limburg op een brede manier, onder meer met werkplekken, security, een eerstelijns servicedesk en data. We kunnen een klant alleen op strategisch niveau ontzorgen als het de governance zelf goed op orde heeft. Dat is bij GGD Zuid-Limburg zeker het geval.” De toegevoegde waarde van Open Line zit vooral in de expertise. Bastin: “Wij hebben veel eigen IT-kennis in huis, maar het is natuurlijk niet onze corebusiness en wel die van Open Line. Zij kunnen bovendien veel makkelijker aan extra mensen komen.”

Goede communicatie

In totaal zijn er 700 nieuwe werkplekken uitgerold. “De oplevering was best een onderneming”, zegt Evertz. “Alles gebeurde tussen de werkzaamheden door. Dat kan alleen met een geolied team.” Smeets is blij met hoe die oplevering is verlopen. “Het was pittig, want je trekt honderden mensen uit hun primaire processen. Dat geeft uitdagingen, onder andere qua planning. Als dingen niet goed waren gegaan, hadden we honderden tot duizenden uren verloren. Maar het ging heel soepel.”

De sleutel tot succes lag volgens hem onder andere in de goede communicatie. “We hebben de mensen intern goed op de hoogte gebracht van wat we gingen doen. Dat heeft voor rust gezorgd. De organisatie had veel vertrouwen in de projectgroep. Ik heb de directie ook periodiek bijgepraat. De obstakels die er zijn geweest, zijn snel opgelost. We hebben vanuit de organisatie, waaronder het MT en de directie, veel complimenten gekregen voor dit hele traject.”  

Evertz is trots op de samenwerking. “Als je mij vraagt waarin wij ons met Open Line echt onderscheiden, dan denk ik allereerst aan onze servicedesk. Die speelt in het eerste contact met eindgebruikers een belangrijke en vaak bepalende rol en is daarmee een essentieel onderdeel van onze dienstverlening aan GGD Zuid-Limburg en dit traject geweest. Daarnaast zit onze kracht in de breedte van onze dienstverlening én in de manier waarop we samenwerken. We weten elkaar te vinden op de momenten dat er complimenten zijn, maar ook wanneer we kritisch naar elkaar moeten zijn of het even tegenzit. Juist die openheid, het wederzijdse vertrouwen en het gezamenlijke eigenaarschap maken deze samenwerking succesvol.”

Open Line

Open Line is een Nederlandse managed cloud serviceprovider die organisaties ondersteunt met veilige, betrouwbare en schaalbare IT-omgevingen. De dienstverlening omvat onder meer cloud, digitale werkplekken, networking, security, servicedesk en datadiensten. Open Line is sinds september 2025 onderdeel van Conscia, een Europese specialist in cybersecurity, networking en cloud managed services.