De vergaderruimte als groeikans voor IT-partners

Bennie Evers, Leon Mwangi en Thijs van Keulen maken deel uit van het Smart Solutions-team van Copaco, dat zich onder meer richt op Smart AV. Zij zien dat de vergaderruimte steeds vaker een IT-vraagstuk wordt. Salesspecialist Leon Mwangi: “IT en AV komen steeds meer bij elkaar. Dat zie je vooral in de vergaderruimte, waar je met veel IT te maken hebt. Vraagstukken rond security en beheer worden daar steeds belangrijker.”

Ook de verwachtingen van gebruikers nemen toe, vult productmanager Bennie Evers aan. “Gebruikers willen hun laptop snel en eenvoudig kunnen koppelen aan het grote scherm in een ruimte. Daarnaast moet een videogesprek direct en zonder haperingen verlopen. Als dat niet werkt, leidt dat meteen tot frustratie.”

Nu hybride werken bij veel organisaties de standaard is geworden, worden de eisen aan vergaderruimtes hoger. Mwangi: “Het is belangrijk dat mensen die niet fysiek aanwezig zijn toch volwaardig deel kunnen nemen aan een vergadering. Als zij eenmaal hun aandacht verliezen, duurt het vaak even voordat ze weer aanhaken. Werkt alles goed, dan gaat de kwaliteit van de vergadering omhoog. De juiste configuratie van een vergaderruimte vergroot die kans aanzienlijk.”

Leon Mwangi

Logische uitbreiding 

Volgens category manager Thijs van Keulen is de vergaderruimte een logische uitbreiding voor IT-partners. “Zij zijn al betrokken bij de werkplek en het netwerk. De vergaderruimte wordt steeds meer een verlengstuk van die werkplek. Wie kort wil overleggen met een collega die thuis werkt, verplaatst zich van zijn bureau naar een kleine vergaderruimte. Het is daarom logisch om deze omgeving mee te nemen in het dienstenportfolio. Doe je dat niet, dan geef je concurrenten de ruimte om in te stappen.”

Daarnaast is de markt zakelijk aantrekkelijk, benadrukt Evers. “Het is echt een value-add product. Partners kunnen vergoedingen vragen voor activiteiten zoals een site survey op locatie, advies, installatie en oplevering met uitleg. Voor MSP’s liggen hier aanvullende verdienmogelijkheden. Zij kunnen waarde toevoegen met monitoring, beheer, lifecyclemanagement en periodieke ondersteuning. Daarmee wordt de vergaderruimte onderdeel van hun managed services-model en ontstaat ruimte voor terugkerende omzet. Dat sluit goed aan op de bestaande dienstverlening rond werkplekbeheer.”

Advies, installatie en training

De inrichting van een moderne vergaderruimte vraagt om specifieke kennis. Sommige partners beschikken daar al over, andere staan nog aan het begin. Copaco wil beide groepen ondersteunen. Van Keulen: “Ons team beschikt over mensen met jarenlange ervaring en veel productkennis. Daardoor kunnen we gericht adviseren. Met een vergaderruimte kun je allerlei kanten op. Belangrijk is dat partners de juiste vragen stellen, zodat zij nauwkeurig kunnen inspelen op wat de klant nodig heeft. Daar helpen wij bij.”

Thijs van Keulen

Copaco biedt verschillende diensten om partners te ondersteunen bij de uitrol van vergaderruimte-installaties. “Denk aan het voorbereiden van apparatuur, preconfiguratie, emissievrije levering en ondersteuning bij de installatie en ingebruikname”, zegt Evers. Van Keulen vult aan: “We hebben bovendien een training over vergaderruimtes ontwikkeld. Daarmee helpen we partners goed op weg in deze markt. We organiseren die training periodiek en kunnen dat ook bij de partner op locatie doen.”

Meer dan scherm, camera en microfoon

Voor een goede inrichting is meer nodig dan een scherm, camera, microfoon, luidsprekers en de juiste software. Ook aanvullende producten en systemen, zoals beugels, onderstellen en reserveringssystemen, spelen een belangrijke rol. Met dat laatste kunnen organisaties ruimtes reserveren en beter benutten. Volgens Evers groeit de belangstelling daarvoor snel. “Een locatie heeft nu eenmaal geen onbeperkt aantal spreekruimtes. Dan is het zonde als ze niet volledig worden gebruikt. Er zijn innovatieve systemen die de bezetting monitoren. Een ruimte die wel is geboekt maar niet wordt gebruikt, kan dan bijvoorbeeld weer worden vrijgegeven. Dat voorkomt frustratie.” Van Keulen: “De data uit zulke systemen kun je ook gebruiken voor analyses. Op basis daarvan kun je ruimtes mogelijk anders indelen.”

Copaco levert de hard- en software die nodig is voor de vergaderruimte, van uiteenlopende fabrikanten. Microsoft speelt daarin een belangrijke rol met Teams Rooms, dat in de Benelux een sterke positie heeft. Evers: “Dat past goed in het ecosysteem waarin veel klanten al werken, met Teams en Copilot.”  Tegelijkertijd zijn er veel alternatieven. Mwangi: “We hebben een compleet portfolio met bekende A-merken, maar ook opkomende merken die prijstechnisch interessant kunnen zijn. Een vergaderruimte kan eenvoudig blijven, bijvoorbeeld met een alles-in-één-videobar waarin camera, microfoon en luidsprekers zijn geïntegreerd. Maar je kunt de ruimte ook uitbreiden met camera’s in meerdere hoeken, extra plafondmicrofoons of een koppeling met verlichting. Klanten kunnen makkelijk beginnen met standaard vergaderruimtes. Zodra ze daarmee vertrouwd zijn, kunnen ze doorgroeien naar geavanceerde en meer complexe installaties.”

Ook ontwikkelingen rond Microsoft Copilot en AI-functionaliteiten vergroten het belang van een goed ingerichte vergaderruimte. Evers: “Denk aan intelligente camera’s, transcripties, automatische samenvattingen en verbeterde spraakherkenning. Naarmate vergaderingen slimmer worden vastgelegd en verwerkt, worden audio, video en de juiste ruimteconfiguratie nog belangrijker.”

Bennie Evers

Structurele klantrelatie

De waarde voor IT-partners zit niet alleen in de eerste verkoop. Volgens Van Keulen biedt de vergaderruimte juist kansen om de klantrelatie te verdiepen. “Het is een goede manier om een relatie verder op te bouwen, omdat het vaak deuren opent naar aanvullende diensten. Daarmee kun je als partner meer toegevoegde waarde leveren.”

Mwangi ziet dat steeds meer IT-partners die stap inmiddels zetten. “Grotere partijen richten er zelfs gespecialiseerde teams voor in. Andere partners zoeken samenwerking met traditionele AV-partijen, die vaak juist weer IT-kennis missen. In beide gevallen kan Copaco de verbindende schakel zijn tussen leveranciers en partners. We kijken continu wat nodig is om partners succesvol te laten groeien in deze markt.”

Trainingen

Copaco organiseert trainingen voor partners die hun kennis over moderne vergaderruimtes willen uitbreiden. Van inrichting en technologie tot de belangrijkste aandachtspunten bij advies en implementatie. Bekijk wanneer de volgende training plaatsvindt en schrijf je in via www.copaco.store/nl-nl/evenementen.