Meat & More centraliseert HR-systemen met SAP SuccessFactors

Meat & More is een Belgische speler uit de voedingssector met het hoofdkantoor in Aalter. Het bedrijf is vooral bekend van de winkelketens Buurtslagers en Bon'Ap. Meerdere schakels in de keten houdt het zelf in handen: van productie en distributie tot de verkoop in de eigen winkels. De afgelopen jaren verbreedde het bedrijf zijn assortiment, dat oorspronkelijk vooral uit vlees bestond, met kant-en-klare maaltijdoplossingen, terwijl het winkelnetwerk tegelijk bleef uitbreiden.

Extra complexiteit

"Zo'n groei zorgt voor extra complexiteit en verhoogt de operationele druk op onze HR-teams", zegt Tom Vandenberghe, Head of Strategy & Transformation bij Meat & More. "Al die mensen moeten aan boord komen, geholpen worden met hun vragen en administratief goed ondersteund worden. Dat was een belangrijke aanleiding voor onze digitale HR-transformatie."

Eén HR-aanpak moet bovendien werken voor sterk verschillende medewerkersgroepen. Productiemedewerkers hebben geen eigen laptop of zakelijk e-mailadres. Hetzelfde geldt voor veel winkelmedewerkers, terwijl collega's in de ondersteunende diensten dagelijks digitaal werken.

"Als we binnen HR iets implementeren, doen we dat voor de volledige organisatie", zegt Sophie Lips, HR Manager bij Meat & More. "We wilden daarom een oplossing die voor al die verschillende groepen werkt."

Personeelsgegevens centraliseren

Het bestaande HR-landschap was doorheen ongeveer 35 jaar eigen ontwikkeling gegroeid tot een omgeving met veel functionaliteit, maar ook verspreide data en manuele processen. Bij de start van een nieuwe medewerker moest HR dezelfde gegevens soms op twee of drie plaatsen invoeren.

Meat & More zocht daarom een schaalbaar platform dat personeelsgegevens centraliseert, processen standaardiseert en bruikbaar is voor medewerkers met verschillende digitale vaardigheden. Na een vergelijking van verschillende oplossingen koos het bedrijf voor SAP SuccessFactors.

"We hebben drie à vier oplossingen vergeleken", zegt Tom. "De requirements stonden voorop, maar gebruiksvriendelijkheid was eveneens belangrijk. We hebben medewerkers die minder digitaal geletterd zijn, dus daar moesten we rekening mee houden."

SAP SuccessFactors is SAP's cloudplatform voor Human Capital Management. In de eerste fase gebruikt Meat & More onder meer Employee Central voor het centrale beheer van personeels- en organisatiegegevens en SuccessFactors Time voor tijdsregistratie. Een centraal platform maakt het bovendien eenvoudiger om autorisaties te beheren en toegang tot HR-documenten op te volgen.

Security en compliance speelden eveneens mee in de keuze. In het oude landschap was moeilijk te achterhalen wie toegang had tot welke documenten, een belangrijk aandachtspunt door de vele interne functiewissels bij Meat & More.

Gefaseerde implementatie

De eerste fase ging in april live met Employee Central en Time & Attendance. Performance & Goals vormt de volgende fase, waarna Recruitment en Learning & Development volgen.

Flexso begeleidt Meat & More als implementatiepartner. De teams werkten iteratief: requirements werden tijdens workshops besproken, waarna telkens een deel werd gebouwd en door Meat & More getest.

"Flexso kende de oplossing inhoudelijk, maar challengede ons ook", zegt Sophie. "Onze structuur is complex en dit was voor ons het eerste project van deze omvang binnen HR. Zij waren een goede sparringpartner om te bekijken of we aan alles hadden gedacht."

Voor Meat & More telt ook de culturele fit met een implementatiepartner. Een meerjarig traject vraagt volgens Tom een samenwerking waarin problemen open besproken en samen opgelost worden.

HR in je broekzak

Meat & More stelde binnen het projectteam een change manager aan en begon maanden vóór de go-live met de voorbereiding van medewerkers. De campagne kreeg de naam ‘HR in je broekzak’. Communicatie en opleiding werden aangepast aan de verschillende doelgroepen.

Productiemedewerkers kregen onder meer klassikale sessies waarin ze geholpen werden om de app te installeren. Na de go-live was tijdens de lunchpauzes een HR-helpdesk aanwezig in de refter van productie en logistiek.

"We hebben per groep bekeken welke aanpak nodig was", zegt Sophie. "Bij onze arbeiders lag de focus tijdens de training bijvoorbeeld sterk op het installeren van de applicatie. Voor filiaalmedewerkers ging het veel meer over de planningstool."

Die voorbereiding hielp om de aanvankelijke terughoudendheid tegenover de nieuwe app al vóór de lancering weg te nemen. "Bij de start waren er discussies over hoeveel change management we nodig hadden", zegt Tom. "Achteraf zijn we blij dat we daar vanaf het begin aandacht aan hebben besteed."

Eerste resultaten zijn zichtbaar

De eerste resultaten zijn zichtbaar bij HR, managers en medewerkers. HR hoeft dezelfde gegevens niet meer op verschillende plaatsen in te voeren en bepaalde berekeningen, bijvoorbeeld rond overuren, verlopen automatisch. Managers hebben zelf toegang tot actuele operationele rapportering.

De toegankelijkheid van HR veranderde ook voor medewerkers zelf. Een productiemedewerker moest vroeger tijdens een pauze naar een gedeelde computer om verlof aan te vragen. Via de app gebeurt dat rechtstreeks. Medewerkers kunnen er eveneens zelf praktische wijzigingen, zoals een nieuw adres of bankrekeningnummer, doorgeven.

"De medewerker zit meer zelf aan het stuur van zijn of haar personeelsdossier", zegt Sophie. "Voor onze arbeiders is HR veel toegankelijker geworden. Ze hebben informatie sneller bij de hand en kunnen meer zelf regelen."

Harde efficiëntiecijfers zijn er nog niet. Meat & More plant een nacalculatie, maar Tom ziet de richting al duidelijk. "We willen met hetzelfde aantal mensen meer kunnen doen. In ons groeiverhaal is dat heel belangrijk."

Diverse lessen

De eerste fase leverde enkele lessen op voor het vervolg. Meat & More wil de scope strakker bewaken, omdat tijdens een implementatie snel nieuwe wensen ontstaan. Beleidswijzigingen worden voortaan zoveel mogelijk losgekoppeld van een systeemimplementatie, zodat medewerkers beide niet met elkaar vereenzelvigen.

Vandenberghe zou rapportering bovendien vroeger meenemen. Voor managementdashboards bleek aanvullende rapportering nodig, waardoor dit onderdeel complexer werd dan vooraf ingeschat.

De verdere uitrol bouwt voort op de digitale basis die er nu ligt. Performance & Goals, Recruitment en Learning & Development moeten meer HR-processen in dezelfde omgeving samenbrengen. Voor Sophie vormt die basis ook de voorwaarde voor verdere toepassingen rond skills en AI: "Je kunt pas verder bouwen als je basissysteem op orde is."