Tips om veilig(er) te werken met je data

Bijna alle informatie die we vandaag de dag met elkaar delen, is digitaal. Informatie is dus voor een groot deel data. Zeker als we het hebben over zakelijke informatie. En daarmee moet je te allen tijde slim omgaan. Je wilt immers niet dat bijvoorbeeld bedrijfsgevoelige informatie op straat komt te liggen. Maar hoe voorkom je dat data in verkeerde handen komt? Een paar tips die je kunnen helpen veilig(er) om te gaan met informatie en data binnen je bedrijf.

Veel organisaties hebben er inmiddels voor gezorgd dat alle apparaten – denk aan pc’s en laptops – goed beschermd zijn. Maar hoe zit dat met smartphones? Of de tablets die werknemers zelf meenemen? Om nog maar niet te praten over data in de cloud. Binnen jouw organisatie maken medewerkers ongetwijfeld gebruik van diensten als WeTransfer en Dropbox. Maar weet jij ook welke informatie ze via deze kanalen delen? En hoe zit het eigenlijk met de print- en scanomgeving? Je zou het misschien niet meteen denken, maar ook printbeveiliging is binnen organisaties enorm belangrijk. Ik leg even uit waarom.

Veilig werken doe je door te letten op data die geprint wordt

Ik begin bij een situatie die iedereen eigenlijk wel kent… Prints die bij de printer of MFP blijven liggen. De eigenaar van die prints is ze waarschijnlijk vergeten op te halen. En dat kan ervoor zorgen dat gevoelige informatie zomaar voor het oprapen ligt. Zonde! En een gevaar wat bij elk bedrijf op de loer ligt. Hoe je dit tegen gaat? Heel eenvoudig. Door te gaan werken met persoonsgebonden pasjes of een persoonlijk wachtwoord voor het printen. Het dwingt gebruikers na te denken over wat zij printen, en – leuk bijkomend voordeel – het zorgt ervoor dat je ook nog eens op je printkosten bespaart. Je kunt er namelijk ook voor zorgen dat je medewerkers specifieke privileges krijgen als het gaat om printen.

Hou de MFP en de data op de harde schijf van je MFP veilig

Wist je dat je MFP ook een harde schijf heeft? En dat op deze harde schijf alle print- en scanopdrachten worden opgeslagen? Je moet er niet aan denken dat een hacker bij deze informatie terecht kan komen! Gelukkig kun je dat voorkomen. Met de juiste instellingen kun je ervoor zorgen dat deze data direct na verwerking automatisch wordt overschreven. Handig, want zo weet je ook zeker dat er geen bedrijfsinformatie achterblijft op de printer op het moment dat deze wordt vervangen. En als je er dan ook nog eens voor zorgt dat de MFP op een zichtbare plek staat, ben je er dubbel van verzekerd dat alle medewerkers op de juiste manier met de apparatuur omgaat. Je minimaliseert hier in ieder geval het risico mee dat iemand met kwaad in de zin ongezien en dus ongehinderd de machine ontregelt of beschadigt.

Zo zorg je ervoor dat je ook met mobiel printen data veilig deelt

Tot slot wil ik je een tip geven als het gaat om mobiel printen. Deze manier van printen wordt steeds populairder. Maar het is belangrijk na te denken over hoe je dit binnen je organisatie wilt inzetten. Het volledig openstellen van multifunctionele printers voor mobiel gebruik, maakt je kwetsbaar. Daarom is het verstandig te werken via een mobiele printoplossing. Hiermee zorg je ervoor dat alleen bevoegden via hun smartphone of tablet toegang hebben tot jouw printers. Zo hou je grip op het printen via mobiele devices. En zorg je ervoor dat alle data die gedeeld wordt op een veilig manier gedeeld wordt. Wel zo’n prettig gevoel.

Door: Erica van den Biggelaar, Product Marketeer Ricoh Nederland