Waarom het pre-depot eigenlijk niet bestaat

Toch bekruipt mij iedere keer hetzelfde gevoel. Iedereen gebruikt het woord, maar zelden lijkt iedereen hetzelfde te bedoelen. Voor de ene organisatie is een pre-depot een tijdelijke opslagplaats voor informatie uit oude zaaksystemen. Voor een andere organisatie is het een omgeving waarin archieven worden voorbereid op opname in een e-depot. Weer anderen beschrijven het als een centrale voorziening waar informatie kan worden ondergebracht zodra deze niet meer actief wordt gebruikt.

Dat roept een interessante vraag op. Als een begrip zo vaak wordt gebruikt en tegelijkertijd zo verschillend wordt uitgelegd, hebben we het dan wel over hetzelfde? Misschien is dat niet eens de belangrijkste vraag. Misschien is de interessantere vraag waarom het begrip überhaupt is ontstaan. Om dat te begrijpen moeten we eerst terug naar de manier waarop we jarenlang naar archieven hebben gekeken.

Transformatie van papier naar digitaal

Lange tijd was archiveren iets wat aan het einde van een proces plaatsvond. Een document werd gemaakt, gebruikt, opgeslagen en uiteindelijk afgesloten. Daarna bleef het nog jaren aanwezig in een dossier, een archiefruimte of een applicatie. Pas wanneer een wettelijke termijn verstreken was, werd besloten of het document vernietigd moest worden of blijvend bewaard zou blijven. Het archief was daarmee het eindstation van een reis die soms tientallen jaren duurde.

Dat model werkte uitstekend zolang informatie voornamelijk uit papier bestond. Een papieren dossier had geen software nodig. Geen database. Geen leverancier. Een map die twintig jaar geleden in een archiefkast werd geplaatst, kon vandaag nog steeds worden geopend en gelezen. Digitale informatie gedraagt zich anders. Een document bestaat tegenwoordig zelden op zichzelf. Het maakt deel uit van een applicatie, een zaakdossier, een workflow, een database en een verzameling metadata. Vaak is het verbonden met andere systemen waarvan de gebruiker zich nauwelijks bewust is.

Het systeem leeft korter dan het document

En precies daar ontstaat een probleem dat steeds zichtbaarder wordt. De bewaartermijn van informatie is vaak langer dan de levensduur van de systemen waarin die informatie wordt opgeslagen. Dat klinkt als een detail, maar het verklaart veel van de discussies die vandaag worden gevoerd. Een document dat volgens de wet twintig jaar beschikbaar moet blijven, bevindt zich niet zelden in een applicatie die over zeven of acht jaar wordt vervangen. Soms zelfs eerder.

Organisaties moeten vervolgens migratieprojecten uitvoeren, gegevens exporteren, metadata reconstrueren en hopen dat de context onderweg niet verloren gaat. Wie ooit betrokken is geweest bij een systeemvervanging weet hoe ingewikkeld dat kan zijn. Misschien is dat wel de werkelijke reden waarom het pre-depot zo populair wordt. Niet omdat de Archiefwet daarom vraagt, maar omdat organisaties een oplossing zoeken voor een probleem dat de digitale wereld zelf heeft gecreëerd.

Het pre-depot is dan geen doel op zichzelf, maar een antwoord op de vraag hoe je informatie kunt losmaken van systemen die een kortere levensduur hebben dan de informatie die zij bevatten.

Pre-depot als concept

Het is overigens interessant dat het begrip pre-depot nauwelijks een formele juridische betekenis heeft. De Archiefwet kent het begrip niet. Wie in de wet zoekt naar definities vindt wel de archiefbewaarplaats en tegenwoordig ook het e-depot als algemeen geaccepteerd concept voor duurzaam digitaal archiefbeheer. Het pre-depot bevindt zich ergens tussen die twee werelden in.

Het begrip pre-depot ontstond overigens niet vanuit wetgeving, maar vanuit de praktijk. Toen de eerste e-depotvoorzieningen op de markt verschenen, bleek de bereidheid om deze daadwerkelijk te gebruiken beperkt. Het pre-depot werd daardoor een pragmatische tussenstap: een omgeving waarin informatie kon worden voorbereid op uiteindelijke overbrenging.

Misschien kunnen we het nog het beste zien als een wachtkamer. Een tijdelijke tussenvoorziening voor informatie die haar functie in het primaire proces heeft verloren, maar nog niet definitief is vernietigd of overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Een plek waar informatie terechtkomt voordat wordt besloten wat haar uiteindelijke bestemming wordt. Vernietigen, bewaren, overbrengen of openbaar maken; het kan allemaal nog. Dat verklaart ook waarom leveranciers en organisaties er zo verschillend naar kijken. Voor sommigen is het een technische oplossing. Voor anderen een organisatorische voorziening. En voor weer anderen een noodzakelijke tussenstap op weg naar een e-depot.

Toch begint hier ook een andere gedachte zichtbaar te worden. Misschien bestaat het pre-depot juist omdat we twee tijdperken tegelijk proberen te bedienen. Enerzijds de wereld waarin archiveren iets is dat aan het einde van een proces plaatsvindt. Anderzijds een volledig digitale werkelijkheid waarin informatie veel eerder los raakt van de systemen waarin zij is ontstaan.

Andere invalshoek

Toch vraag ik mij af of we daarmee niet naar het verkeerde onderdeel van de keten kijken. Wat namelijk opvalt, is dat vrijwel alle discussies nog steeds uitgaan van hetzelfde uitgangspunt: archiveren gebeurt later. Later wanneer een zaak is afgesloten. Later wanneer een document niet meer actief wordt gebruikt. Later wanneer een systeem wordt uitgefaseerd. Later wanneer de wettelijke termijn voor overbrenging is bereikt. Maar waarom eigenlijk?

Op het moment dat een document wordt vrijgegeven, is vrijwel alle relevante informatie bekend. De auteur is bekend. De context is bekend. De metadata zijn beschikbaar. De relatie met andere documenten is zichtbaar. Authenticiteit en herkomst zijn aantoonbaar. Dat is precies het moment waarop de informatie het rijkst is aan context. Vanaf dat moment begint die context langzaam af te brokkelen. Medewerkers vertrekken. Organisaties veranderen. Applicaties worden vervangen. Leveranciers verdwijnen. Metadata raken zoek. Koppelingen worden aangepast.

En toch kiezen we vaak juist dat latere moment om te gaan archiveren. Dat voelt steeds minder logisch. Misschien proberen we het verkeerde probleem op te lossen. In plaats van steeds nieuwe voorzieningen tussen bron en archief te bouwen, zouden we ook kunnen kijken naar het begin van de informatieketen.

Bronarchiveren?

Misschien is dat de reden waarom het begrip bronarchiveren de laatste jaren aandacht krijgt. Het uitgangspunt daarvan is eigenlijk verrassend eenvoudig. Niet wachten tot informatie moet worden gearchiveerd, maar archiveren zodra informatie daarvoor gereed is. Misschien is zelfs de term bronarchiveren niet juist. Archiveren hoeft immers niet te betekenen dat informatie fysiek wordt verplaatst. Een document kan in zijn oorspronkelijke systeem blijven staan en toch formeel de status van gearchiveerde informatie krijgen. Wat verandert, is niet de locatie, maar de status van de informatie.

Tijdens mijn jaren in de vliegtuigindustrie was dat eigenlijk heel normaal. Op het moment dat een technische tekening werd vrijgegeven, veranderde de status van dat document fundamenteel. Het was niet langer een werkdocument van een engineer, maar een formeel onderdeel van een gecertificeerde configuratie. Vanaf dat moment werd de integriteit van dat document belangrijker dan het dagelijkse gebruik ervan. Herkomst, wijzigingen en relaties moesten aantoonbaar blijven.

In feite begon daar het archiefbeheer al. Niet als eindpunt van een proces, maar als eigenschap van informatie vanaf het moment waarop die informatie een formele status krijgt. Dat betekent niet automatisch dat alles direct openbaar wordt. Het betekent evenmin dat bewaartermijnen verdwijnen. Wat verandert is dat duurzame bewaring veel eerder begint dan we gewend waren. In zo’n model verschuift het archief van de achterkant naar de voorkant van de informatieketen. En precies daar wringt het soms nog met de manier waarop we wetgeving, systemen en processen hebben ingericht.

Archiefwet ook voor 100% digitaal?

Misschien is dat wel de werkelijke verandering die achter de nieuwe Archiefwet schuilgaat. Veel aandacht gaat uit naar de verkorting van de overbrengingstermijn naar tien jaar. Dat is begrijpelijk, want het is een zichtbare wijziging. Maar de fundamentele vraag ligt ergens anders.

Wanneer begint archiveren eigenlijk? Die vraag was in een papieren wereld minder relevant. De fysieke drager overleefde meestal het proces waarin hij was ontstaan. In een digitale wereld is dat niet langer vanzelfsprekend. Daar overleven documenten vaak meerdere generaties systemen.

Zolang we archiveren blijven zien als iets dat pas jaren na het ontstaan van informatie plaatsvindt, zullen we nieuwe tussenvoorzieningen blijven bouwen om de gevolgen daarvan op te vangen. Maar zodra archiveren onderdeel wordt van het ontstaan van informatie zelf, verandert het speelveld volledig.

Dat roept een nieuwe vraag op. Als moderne systemen steeds beter in staat zijn archiefwaardige informatie te beheren, metadata vast te leggen en vernietiging uit te voeren, waarvoor hebben we het pre-depot dan nog nodig? Mogelijk ligt het antwoord niet langer in archivering zelf, maar in aanvullende diensten rondom toegankelijkheid, vindbaarheid en beheer.

Misschien kijken we daarom over tien jaar terug op het pre-depot als een typisch begrip uit een overgangsperiode. Een periode waarin organisaties langzaam ontdekten dat het echte vraagstuk niet ging over waar informatie naartoe moest, maar over het moment waarop duurzame bewaring eigenlijk begint.

En misschien ontdekken we dan dat een archief niet langer een plaats is waar informatie uiteindelijk terechtkomt.

Maar een eigenschap die informatie krijgt, op het moment dat zij formeel onderdeel wordt van het geheugen van een organisatie.

Door: Hans Timmerman (foto)