Data-gedreven? Liever resultaat-gedreven!
Een interessant artikel op Binnenlands Bestuur triggerde me voor deze blog: Waarom datagedreven werken niet overal lukt. We spreken graag over data-gedreven werken. Het klinkt modern, rationeel en bijna vanzelfsprekend. Wie kan er immers tegen data zijn? Maar toch zit er iets vreemds in die term. Want willen we werkelijk dat data ons drijft? Ik denk het niet, want data heeft geen ambitie. Data heeft ook geen bedoeling. En tenslotte weet data niet wat voor onze organisatie, onze klanten of onze samenleving echt belangrijk is. Niet de data maar het resultaat is belangrijk.
Uiteindelijk bepalen mensen het gewenste doel. Daarbij kan data helpen om dat doel te bereiken en het gewenste resultaat te realiseren. Daarom geloof ik steeds meer in resultaat-gedreven werken, ondersteund door data. En die volgorde maakt daarbij een wereld van verschil. In plaats van ‘We hebben deze data, wat kunnen we ermee’ naar ‘Dit willen we bereiken, welke informatie – en dus data – is nodig om daar te komen’.
Data is een middel, geen bestemming
Een organisatie kan ongelooflijk data-gedreven zijn en toch nergens komen. We kennen allemaal de dashboards, de KPI’s, de rapportages, de analyses en de grafieken die elke maand opnieuw worden besproken. Het bekende performance-management: alles uitdrukken in data, getallen, grafieken en statistieken. Death by Excel! En niet te vergeten de data-modellen, waar iedereen in dit land dol op lijkt te zijn. De data zegt het, dus het is waar en we polderen verder.
Maar de belangrijkste vraag blijft soms opvallend lang onbeantwoord: Welk resultaat proberen we eigenlijk te bereiken? En kunnen we dat gezamenlijk realiseren met de kennis en kunde die we hebben. Pas wanneer we weten welk resultaat we nastreven, kunnen we bepalen welke data werkelijk relevant is. En ook of het modeldata mag zijn of data die daadwerkelijk te meten is. Dan wordt data geen eindeloze verzameling die we zo volledig mogelijk moeten opslaan en analyseren, maar gerichte informatie die ons helpt betere keuzes te maken. Maar dan moet je wel weten waar die data is. En dat die data niet alleen bruikbaar maar ook betrouwbaar is. En de realiteit weergeeft.
Applicaties verwelken, processen vergaan…
Er is nog een reden waarom ik data zo intrigerend vind. Mijn stelling is al jaren in dit rijmpje: “Applicaties verwelken, processen vergaan, maar onze data blijft altijd bestaan.” Wat vandaag een onmisbaar systeem is, is morgen legacy. Organisaties vervangen software, migreren naar nieuwe platforms en nemen afscheid van technologie – en zelfs standaarden – waarvan ooit werd gedacht dat die jarenlang mee zou gaan. Ook processen veranderen voortdurend. Nieuwe wetgeving, andere organisatiestructuren, nieuwe klanten en nieuwe inzichten zorgen ervoor dat processen worden aangepast, samengevoegd of volledig verdwijnen. Data bestaat langer dan de processen, de applicaties en zelfs de mensen die ze maken en maakten.
Dus is de vraag relevant: hoe is die data ontstaan? En waarom is die data er (nog)? Data reist soms vele jaren in de organisatie mee. Van het ene systeem naar het volgende. Van de ene applicatie naar de andere. Soms tientallen jaren lang in een database, een netwerkschijf of ‘ergens’ in een cloud. Juist daarom verdient data meer aandacht dan alleen de vraag hoe we haar kunnen analyseren. Data is vaak het meest duurzame bezit van een organisatie. Zie mijn eerdere blog over de ‘databloem’, de bladeren verwelken maar de kern – de zaadjes – zorgen dat de bloem zich kan voortplanten en zo eeuwig kan blijven voortbestaan. Dat is de belangrijkste rol van data in een organisatie: het garanderen van het voortbestaan. Maar dat betekent niet dat data ook eeuwig moet blijven bestaan; soms moeten we bewust vernietigen. Zie ook mijn blog ‘De digitale tijdbom van vergeten data’.
Data heeft een levenscyclus
Ook moeten we ophouden met doen alsof het verzamelen en bewaren van data altijd goed is. Meer data is niet automatisch betere data. En langer bewaren is niet automatisch verstandiger bewaren. Data ontstaat, wordt gebruikt, wordt aangevuld en verandert soms van betekenis. Aan die levenscyclus komt ook een einde, die begint met opruimen en eindigt met archiveren of vernietigen. Dat is niet alleen een technisch of organisatorisch vraagstuk. Het is ook een maatschappelijk en juridisch vraagstuk. Bewuste data-hygiëne komt ik bij organisaties zelden tegen. Hoe vaak is er ‘vergeten’ data die nog ergens op een oude netwerkschijf of in een vroegere cloud-omgeving staat.
Soms is bewaren zelfs gevaarlijk; data die je niet (meer) nodig hebt, kan gestolen en misbruikt worden. Sommige gegevens moeten op enig moment worden vernietigd omdat de wet dat voorschrijft. Andere gegevens mogen niet eindeloos worden bewaard omdat daar geen rechtvaardiging meer voor bestaat. En voor persoonsgegevens is er nog een belangrijker gedachte. Een mens moet soms verder kunnen zonder dat zijn digitale verleden hem voor altijd blijft achtervolgen. Het recht om vergeten te worden, is daarmee meer dan een administratieve verplichting. Het raakt aan een fundamenteel principe: niet alles wat ooit is vastgelegd, moet voor eeuwig beschikbaar blijven.
Data mag ook doodgaan
We praten in organisaties graag over datakwaliteit, data-governance en datamanagement. Maar misschien zouden we het vaker ook moeten hebben over de dood van data. Data-euthanasie is het bewust en gecontroleerd beëindigen van data aan het einde van haar levenscyclus, wanneer die geen waarde of functie meer heeft en verdere bewaring niet langer gerechtvaardigd is. Maar wanneer heeft data haar functie verloren? Wanneer is de bewaartermijn verstreken? Wanneer weegt het belang van bewaren niet meer op tegen het belang van een persoon om verder te kunnen? Wanneer is historische informatie nog waardevol — en wanneer alleen nog maar, vaak dure, digitale ballast? Want vergeten data kan zich bovendien tegen je keren als derden haar vinden.
Goed datamanagement gaat dus niet alleen over het verzamelen, beschermen en beschikbaar maken van data. Het gaat ook over het vermogen om afscheid te nemen. Goede data-governance weet niet alleen welke data moet blijven, maar ook welke data mag verdwijnen — en hoe die op de juiste wijze wordt vernietigd. Want hoe minder data je hebt, hoe minder er gestolen kan worden. Daarvoor moet je wel weten welke data je (nog) hebt en welke context en gebruiksgeschiedenis daarbij horen. Op oude netwerkschijven is soms tientallen jaren van alles opgeslagen. De auteurs zijn verdwenen, net als de afdelingen en applicaties waarvoor de data ooit bedoeld was. Denk ook aan de ‘gevonden’ datakluizen van de Belastingdienst. De archiefachterstand bij onze overheid is angstaanjagend hoog.
Resultaat eerst. Data komt daarna.
Misschien moeten we de term data-gedreven werken daarom wat minder letterlijk nemen. Data zou ons niet moeten drijven. Onze doelen zouden ons moeten drijven. De resultaten die we willen bereiken. De maatschappelijke waarde die we willen creëren. De problemen die we willen oplossen.
En vervolgens gebruiken we data om betere beslissingen te nemen op weg naar dat resultaat. Dan krijgt data precies de rol die zij verdient. Een belangrijke rol. Soms zelfs een cruciale rol. Maar nooit het doel op zichzelf.
Door: Hans Timmerman (foto)
