Protinus IT helpt zorgsector met ICT-aankopen

Nederlandse zorginstellingen kopen jaarlijks voor 18 tot 19 miljard euro aan spullen. Steeds meer geld gaat naar ICT-oplossingen, maar lang niet al die aankopen zijn succesvol. Intrakoop, de coöperatieve inkoopvereniging van de zorgsector, wil daar iets aan doen. “Bijna iedere bestuurder die ik spreek heeft dramatische ervaringen met ICT”, vertelt Intrakoop-directeur Frank Kaptein. “Samenwerking met Protinus IT moet dat veranderen.”

Echt enthousiast over ICT zijn ze eigenlijk nooit, de zorgbestuurders. “ICT-projecten eindigen vaak in teleurstellingen, er worden verkeerde verwachtingen gewekt, een project blijkt veel complexer dan gedacht en de uitgaven zijn dikwijls hoger dan bestuurders 'aan de voorkant' konden denken”, vertelt Kaptein, die een verleden heeft bij Vodafone. “ICT is voor menig zorginstelling een hoofdpijndossier. Tegelijk wordt ICT ook in de zorg alsmaar belangrijker. We hebben de afgelopen jaren een enorme doorbraak gezien en er komen nog veel meer ICT-investeringen aan. Zonder ICT kunnen we helemaal niks meer.”

Intrakoop, de coöperatieve inkoopvereniging van de zorg, bestaat al 57 jaar en helpt zorginstellingen met 'alles waar je een factuur voor krijgt', zoals Kaptein het uitdrukt. “Iedereen die volgens de wet zorg en welzijn mag verlenen, kan en mag lid worden: ziekenhuizen, verpleeghuizen, huisartsen, GGZ-instellingen, noem maar op. Collectief inkopen op ICT-gebied deden we tot voor kort niet, omdat ICT heel breed en complex is. Maar omdat de 'spend' bij onze leden voor een steeds groter deel uit ICT-aankopen bestaat – en omdat ik geen gesprek met leden kon beginnen of ze vroegen: doen jullie ook wat in ICT? – hebben we dat veranderd. Als wij horen dat onze leden ergens behoefte aan hebben en er voldoende marktpotentieel is om slimme inkoopoplossingen aan te bieden, dan komen we in actie.”

Protinus IT

Maar de ICT-markt is groot en kent vele verschillende aanbieders, dus echt gemakkelijk was het opzetten van een nieuw ICT-segment binnen Intrakoop niet. “We hadden zelf ICT'ers uit de markt kunnen plukken en zo de benodigde kennis en capaciteit kunnen binnenhalen”, recapituleert Kaptein. “Maar wij zijn van nature gericht op verbinding en samenwerking, dus als we een andere partij kunnen vinden die dit beter of sneller kan, waarom niet? Protinus IT is op vergelijkbare wijze actief in de markt als wijzelf, maar dan volledig gespecialiseerd in ICT.”

Intrakoop en Protinus maakten een 'duurzame samenwerkingsafspraak'. Kaptein: “Intrakoop is van de vraag en Protinus is van het aanbod. Wij hebben van nature een eerstelijnsrelatie met onze leden. We nemen contact op met de IT'ers bij onze leden – die overigens op zekere afstand staan van de inkopers met wie we van oudsher praten, dus dat is soms lastig – om de vraag te verduidelijken. Vervolgens kan Protinus vanuit een tweedelijnsperspectief zo'n vraag verder expliciteren. Moet er ook nog een derdelijns expertiseniveau worden binnengebracht, dan zorgt Protinus voor een voorgeselecteerde leverancier. Goed luisterend naar de klant zorgt Protinus voor integrale oplossingen, die vaak een combinatie zijn van gespecialiseerde oplossingen van individuele aanbieders. Overigens zorgt Protinus ervoor dat onze leden altijd kunnen kiezen.”

Intrakoop en Protinus hebben inmiddels een IT-webshop met een businessmodel dat voor Intrakoop-leden de beste deal moet opleveren in de B2B-wereld van ICT. Het concept kan de klassieke broadline webshops op den duur bedreigen, denkt Kaptein. “Maar dat heeft tijd nodig. In de zorg kom je langzaam ergens binnen. De webshop is een eerste stap om nieuwe relaties aan te gaan met IT-beslissers bij zorginstellingen, maar de echte uitdaging is onze leden te helpen met IT-solutions. Ons initiatief moet uiteindelijk uitgroeien tot een kennisportaal rond verschillende oplossingen.”

Kennisportaal

Vincent Verbiesen is bij Protinus de man die zich met dat kennisportaal bezighoudt. De directeur managed sourcing inventariseert momenteel de oplossingen die leveranciers van Protinus specifiek voor de zorg beschikbaar hebben of ontwikkelen. “Maar vooral natuurlijk alle oplossingen die al in gebruik zijn, het liefst met referentiecases erbij. Ook vragen we zorginstellingen om meer ervaringen te delen. Een organisatie wil bijvoorbeeld naar de cloud of meer doen met big data, maar wil eerst weten hoe de buurman dat doet. Ervaringen delen gebeurt weinig in de zorg, ook doordat iedere organisatie zichzelf (deels onterecht) uniek vindt. Toch is er veel belangstelling voor de seminars die wij sinds kort organiseren, waarin zorginstellingen vertellen over ICT-projecten die gelijkgestemde partijen op een vergelijkbare manier kunnen oppakken.”

Verbiesen wil ICT-managers bij zorginstellingen helpen met specifieke kennis die al 'gepresourced' is. “Het klinkt misschien wat zwaar, maar we willen ICT-managers in de zorg een gesprek geven van verlichting. Ik hoor vaak de klacht dat als een ICT-manager praat met een leverancier, hij binnen vijf minuten weet waar de oplossing naartoe gaat. Onze toegevoegde waarde is dat ICT-managers, en trouwens ook LOB-managers in de zorg goede antwoorden krijgen op hun vragen, zonder zich gelijk gebonden te voelen aan een partij.”

Volgens Kaptein is het probleem dat veel zorgorganisaties gefuseerde instellingen zijn, met verschillende ICT-systemen naast elkaar. “Een woud van ingewikkelde architecturen. Tegelijk zie je dat de leveranciers met wie zorginstellingen in gesprek gaan, in een verkoopmodus zitten. Juist vanwege de complexiteit van ICT-oplossingen willen onze leden geholpen worden bij het maken van de juiste keuzes en vooral niet het idee hebben: ze zitten me wat te verkopen.” Verbiesen begrijpt dat: “We hebben stappenplannen om zorginstellingen te begeleiden, bijvoorbeeld als ze naar de cloud willen. Waar moet je allemaal aan denken en welke kanten wil je wel en niet op?”

Onafhankelijk

Verbiesen benadrukt dat Protinus zelf geen leverancier is. “Wij staan ook niet 'aan de lat' bij bepaalde vendoren en anders dan bij commerciële webshops worden klanten bij ons niet commercieel gestuurd. De shop die wij voor de zorg ontsluiten, is specifiek opgezet voor zorginstellingen. Wel zijn we bezig met prijsafspraken en contracten met grote leveranciers als Microsoft, Oracle, HP en Dell, om maximaal voordeel te kunnen krijgen voor Intrakoop-leden.” Kaptein vindt die onafhankelijkheid belangrijk: “Intrakoop zelf heeft überhaupt geen winstoogmerk. Wij willen dat onze leden kunnen kiezen voor de ICT-producten en –oplossingen die het beste bij hun organisatie passen. Deze nieuwe samenwerking moet daaraan bijdragen.”

Door: Witold Kepinski