Pete Schlampp, Workday: ‘realtime inzicht is must voor goed sturen organisatie’

Het lijkt tegenwoordig onmogelijk een organisatie te leiden zonder inzicht in werkprocessen, productiviteit en welzijn van medewerkers en financiële resultaten. Toch wordt er vooral achteruit gekeken om vooruit te plannen. Daarbij zijn de inzichten meestal weken of maanden oud omdat het de betrokken IT- of analytics-medewerkers moeite kost om de benodigde gegevens uit vaak niet verbonden silo’s te halen. Dat het anders kan, wil Workday bewijzen met Workday Prism Analytics: het belooft bruikbare inzichten, via selfservice verkregen uit alle beschikbare databronnen - dus niet alleen van Workday - vertelt Pete Schlampp, vice president Workday Analytics bij Workday.

Ondernemingen proberen al jaren gebruik te maken van het groeiend aantal digitale mogelijkheden om gegevens uit allerlei informatiebronnen samen te voegen op gebieden zoals financiën en werkprocessen. IT-leveranciers beloven al net zo lang integratie, interoperabiliteit en eenvoudige koppelingen tussen data- en systemen op gebieden zoals ERP, boekhouding en CRM, om tot een fusie van afzonderlijke datasilo’s te komen.

Naarmate er meer informatie eerst of alleen digitaal beschikbaar is, wordt het ook belangrijker dat mensen in een organisatie zelf in staat zijn om analyses en inzichten te verkrijgen op hun werkgebied. Daarbij moet er ook nog rekening gehouden worden met uiteenlopende eisen van de gebruikers van de informatie: de HR-analist, de afdelingsmanager, de executive.  Het maken van zakelijke beslissingen over werknemers en financiële zaken zou bovendien op basis van realtime informatie mogelijk moeten zijn.

Hardnekkige werkelijkheid

De werkelijkheid is hardnekkiger, weet Pete Schlampp. Workday levert al jaren wereldwijd enterprise en midmarket cloudapplicaties voor finance en human resources. Ook in Nederland heeft de onderneming veel grootzakelijke klanten. De rivaal van onder meer SAP en Oracle en heeft als zodanig genoeg ervaring opgedaan met die werkelijkheid.

 “Sturen op basis van inzichten in je organisatie is van alle tijden. De wens om de gewenste inzichten snel te verkrijgen– via selfservice tools – is nieuw. Men verwacht dat dit mogelijk is, maar vaak kost het weken of maanden voordat een verzoek de gewenste gegevens oplevert. Daar worden heel wat mensuren in gestopt achter de schermen door IT’ers en door data-analisten.”

Bundeling alle benodigde data

De reden voor Workday om na de overname van analytics-bedrijf Platfora in 2016, om het eigen platform van de grond af aan weer op te bouwen. Met Platfora werd het namelijk mogelijk om een belangrijk probleem aan te pakken: veel benodigde informatie voor de juiste zakelijke inzichten was niet mogelijk met de bestaande Workday-oplossingen, maar verspreid over soms tientallen andere toepassingen en systemen. Samen met Platfora maakt Workday het mogelijk om alle informatie te bundelen en via één dashboard voor analytics te gebruiken.

“We hebben het afgelopen jaar hard gewerkt om de technologie van Platfora volledig te integreren in ons Workday-portfolio met als resultaat de lancering afgelopen oktober. Met Workday Prism Analytics kunnen klanten data samenbrengen – zowel Workday-data als data uit elke externe bron – met geavanceerde analytics tools voor uitgebreide financiële- en personeelsanalyses, om zo tot betere zakelijke beslissingen te komen.”

Workday Prism Analytics is samen met klanten zoals Christiana Care, Hitachi, Shelter Mutual Insurance, Thomson Reuters en United Technologies Corporation ontwikkeld. Het belooft bredere en diepere inzichten dan bestaande analytics en een naadloze integratie met bestaande Workday producten (zoals Workday Financial Management of Workday Human Capital Management). Zonder last van valse bescheidenheid stelt Schlampp dat het nieuwe platform momenteel het enige cloud systeem is waarmee bedrijven HR en Finance activiteiten kunnen plannen, uitvoeren en analyseren binnen één veilige omgeving.

Lage leercurve

“Een voordeel is naar ons idee dat je veel meer niveaus van vragen kunt stellen op basis van veel groter datasets. Zo krijg je betrouwbaardere antwoorden. Maar net zo belangrijk is wat wij de ‘Power of One’ noemen: ongeacht welke oplossing of welk device je gebruikt, je hebt altijd dezelfde vertrouwde interface. De leercurve is zo laag en het gebruiksgemak groot genoeg dat vrijwel iedereen er gebruik van kan maken. Dat gebruiksgemak en gebruiksvriendelijke interface ontbreekt te vaak. Bovendien is alle informatie, uit welke bron het ook komt, even goed beveiligd.”

Een ander voordeel van wat Schlampp self service tools noemt, is dat ze ook afgestemd zijn op de diverse gebruikerspersona. Een analist wil andere inzichten dan een HR- of afdelingsmanager. “De komende tijd worden er voor specifieke gebruikersgroepen nog functies toegevoegd. Zoals data discovery voor analisten. Daarmee kunnen zij in de ruwe data op onderzoek uit gaan, daar waar bijvoorbeeld een HR-manager juist zo veel mogelijk hapklare data wil.”

Streep door traditionele licentiemodel

Om te benadrukken dat het niet uitmaakt welk soort gebruiker gebruikmaakt van Workday Prism Analytics, stelt Schlampp dat de onderneming een streep heeft gezet door het traditionele licentiemodel. “Het is niet meer van deze tijd om voor elke aparte gebruiker een nieuwe licentie te moeten kopen. Wij licenseren op productbasis en distribueren vanuit de cloud. Wanneer een organisatie een licentie heeft gekocht, dan kan het direct door iedereen gebruikt worden.”

Het nieuwe platform is inmiddels live bij zo’n 10-20 klanten, vertelt Schlampp. Daarbij wordt momenteel alleen nog gebruik gemaakt van de Amerikaanse datacentra en Workday is van plan om voor klanten het platform uit te rollen in datacentra in Europa vanaf de lente van 2018.