DATA-collectief biedt de meest actuele bedrijfsinformatiedatabase

Bedrijven hebben baat bij een actueel adressenbestand en lijst van contactpersonen. Niet alleen om hun bestaande relaties goed te kunnen beheren, maar ook om met behulp van dit soort bestanden potentiële nieuwe klanten te vinden.

Toch zijn dit soort databases vaak verouderd en worden niet altijd goed bijgehouden. Vooral omdat het aantal mutaties hoog ligt.

Oorsprong in CRM-applicatie

Voor DATA-collectief was deze ‘vervuiling’ van adressenbestanden en lijsten van contactpersonen het idee voor het ontwikkelen van een eigen zo compleet mogelijke en schone database. “Van oorsprong komen we uit het softwarebedrijf dat de CRM-applicatie WinRis ontwikkelde”, zegt algemeen directeur Boudewijn Happé van DATA -collectief. “Deze CRM-applicatie beschikte over een database met adressen en contactpersonen, maar die was incompleet en zeer verouderd”.

Boudewijn Happé is al langer werkzaam in de IT-sector. Hij begon onder meer als sales manager bij WinRis en kwam later ook in deze functie bij DATA-collectief terecht. Voordat Happé algemeen directeur van DATA-collectief werd, was hij de commerciële manager.

“Gebruikers hadden een kopie van deze database op hun computer of laptop en wisselden alleen gegevens uit met de hoofddatabase wanneer ze met het internet waren verbonden. Dit ging met tijdstempeltjes en updates werden nooit real-time doorgevoerd.”

“We zagen hierin een kans en startten met een webservice waarmee je bedrijven en functionarissen volledig en correct kon downloaden in het (WinRis) CRM-systeem. Met de tijdsstempels konden we ook mutaties van gebruikers ontvangen en zij weer van ons. De tijdsstempels maakten het mogelijk op veldniveau veranderingen te zien. Klanten kregen voor het doorvoeren van die mutaties een beloning, zoals een korting op het abonnement.”

“Uiteindelijk wilden we dat dit adressensysteem in ieder CRM-, ERP- of financieel systeem kon worden geïntegreerd. We koppelden het daarom los van WinRis en dat werd het DATA-collectief ”, zegt Boudewijn Happé.

Meest actuele bedrijfsinformatie

DATA-collectief helpt bedrijven commerciële doelen te bereiken met zo actueel mogelijke bedrijfs- en contactpersoonsinformatie. “Dit gaat via een portaal, datacollectief.nl, dat gebruikers toegang geeft tot de informatie van alle Nederlandse bedrijven, verenigingen en stichtingen. Inclusief de functionarissen en/of contactpersonen”, gaat de algemeen directeur verder.

“Na registratie krijgen gebruikers gratis 25 leads uit hun doelgroep of bedrijfssector die zij zelf kunnen uitzoeken. Doordat er ook een beheersysteem aan vastzit, kun je meerdere gebruikers aanmaken, is het mogelijk aan leads labels te hangen als klant of prospect of aangeven dat er een afspraak is gemaakt. Het werkt dus eigenlijk als een marketing-, verkoop- en contentbeheerysteem inéén.”

“De leads en bijgevoegde geüpdatete informatie kan je ook weer overzetten naar je bestaande CRM-, ERP-, of financiële systeem. Hiervoor kan dan een output in een Excel-bestand worden gemaakt.”

Credit-systeem

Wanneer bedrijven meer dan de gratis 25 leads willen, moet er betaald worden. DATA-collectief werkt hiervoor met een credit-systeem. Iedere vraag naar een lead is één zogenoemde credit.

Boudewijn Happé: “Deze credits hebben ook weer te maken met waarmee we ons onderscheiden van andere leveranciers van zakelijke adresbestanden. Met credits schaf je bedrijfsadressen of contactpersonen aan. Maar als er iets niet blijkt te kloppen, kunnen gebruikers dit aan ons terugkoppelen of zelf aanpassen. Ons team controleert de aanpassingen en, wanneer in orde bevonden, ontvangen gebruikers in ruil weer credits.”

De basisinformatie haalt DATA-collectief uit openbare bronnen. Denk daarbij aan de openbare bestanden van de Kamer van Koophandel (KvK), maar ook bijvoorbeeld ook uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). “Toch is deze informatie ook vaak vervuild. In het algemeen is 3 procent van de bedrijfsinformatie vervuild en muteert 5 procent van de contactpersonen per maand. Het is daarom belangrijk dat je database echt schoon is,”

“De wisselwerking met onze gebruikers is eigenlijk voor ons de belangrijkste bron om in ons systeem mutaties te verwerken en de database ‘schoon’ te houden.”

Voordelen voor bedrijven

Het bieden en garanderen van een zo schoon mogelijk database-bestand ziet Boudewijn Happé als het belangrijkste voordeel van DATA-collectief voor klanten. “Wanneer bedrijven hun database zo up-to-date mogelijk kunnen houden, geeft dat hen ook weer veel andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld kunnen zij daarmee hun marketingcommunicatie veel efficiënter en effectiever maken.”

“Met deze complete data kunnen ze ook betere beslissingen maken door betere (markt)analyses van de eigen database. Daarnaast voldoen zij gelijk aan de GDPR-wet- en regelgeving. Die verplicht namelijk dat bedrijven met regelmaat hun adressenbestanden moeten actualiseren.”

Een ander voordeel voor bedrijven is dat DATA-collectief bedrijven actief kan helpen bij het vinden van -tot nu toe- onzichtbare potentiële klanten. “Voor klanten kunnen wij een match aangaan tussen zijn bestaande database en die van ons. Het trekken van een zogenoemde ‘nullijn’.”

“We zorgen ervoor met onze tools dat we de in zijn database opgeslagen klanten, prospects en contactpersonen met ons bestand ‘matchen’. Vervolgens kunnen we nieuwe gelijkende bedrijven vinden en/of bestaande gegevens actualiseren. Bijvoorbeeld als 20 procent van je klanten voor 80 procent van de omzet zorgt, dan kunnen wij op basis van de eigenschappen van die specifieke klanten weer nieuwe prospects vinden. Deze kunnen onze klanten dan weer zelf benaderen. “

“Deze dienst is wel een betaalde dienst. Vooral voor bedrijven die zelf over een grote database met klantenadressen en contactpersonen beschikken, kan dit heel interessant zijn.”

Ook uit operationeel oogpunt

“Naast de commerciële voordelen is het matchen van de beide databases ook op het meer operationele vlak handig. Wanneer bedrijven zelf over een grote database beschikken, zijn zij zelf veel tijd kwijt aan het bijhouden en actualiseren. Door het matchen met onze database kunnen wij die databases makkelijk actualiseren en verrijken. Bijvoorbeeld door ontbrekende velden aan te vullen, zodat klanten hiermee weer betere marktanalyses kunnen uitvoeren.”

Garantie meest toegevoegde waarde

Boudewijn Happé: “De functionaliteit dat we makkelijk met behulp van de autonome database van DATA-collectief voor alle soorten bedrijven gelijkende prospects zichtbaar kunnen maken, is gewoon erg interessant. Ook voor bedrijven als IT-resellers die hiermee mogelijk hun trouwe klantenbestand makkelijker kunnen uitbreiden.”

“Ik denk dat de belangrijkste toegevoegde waarde van DATA-collectief is dat we echt garanderen dat de adres- en contactpersoonsinformatie en de verrijking daarvan uit onze database kloppend is. En als deze onverhoopt niet klopt, dan kunnen onze klanten die zelf aanpassen en belonen wij ze ervoor met ons creditsysteem.”

Privacy gewaarborgd

Op het gebied van privacy hebben klanten van DATA-collectief weinig te vrezen. “Privacy is voor ons zeer belangrijk”, gaat Boudewijn Happé verder. “Wanneer bedrijven of contactpersonen ons vragen waar wij hun gegevens vandaan halen, sturen we ze daarover een pdf-bestand. De gegevens die wij vastleggen zijn slechts de hoogstnoodzakelijke. Denk onder meer aan namen, e-mailadressen en telefoonnummers.”

“Wanneer een contactpersoon aangeeft uit de database te willen worden verwijderd, zetten we hem of haar binnen de database in ‘vergetelheid’. De persoon wordt dan uit de database gehaald. We beschikken natuurlijk ook over een functionaris gegevensbescherming. Daarnaast wordt de database in Europa bij een gerenommeerde partij op meerdere locaties gehost, zodat die redundant is.”

“We richten ons vooral op Nederland. We kunnen uit andere landen ook wel gegevens leveren, maar dat gaat een stuk lastiger. Dit komt doordat we voor het verzamelen onder meer met een combinatie postcode en huisnummer werken. Dat maakt de gegevens uniek. Ook kunnen wij dan betere garantie geven en ons systeem met credits werkt in Nederland het beste. Op dit moment is Nederland voor ons groot genoeg.

Gewoon starten

Bedrijven moeten niet bang zijn de tools die DATA-collectief biedt te gebruiken, vindt de algemeen directeur. “DATA-collectief is gewoon een eenvoudig en makkelijk systeem om op bestaande klanten lijkende prospects te vinden of om marktanalyses te doen. Begin maar eens met een kleine set aan bestaande klanten en ga daarmee via ons platform gelijkwaardige bedrijven zoeken. De resultaten zullen je verbazen”, besluit Boudewijn Happé.