Belastingdienst zet overstap naar Microsoft 365 door

De definitieve implementatie van M365 werd uitgesteld vanwege (geo)politieke en maatschappelijke zorgen over het gebruik van de cloud door overheidsorganisaties. De Belastingdienst heeft sindsdien alternatieve scenario’s zorgvuldig afgewogen, waaronder een Europese oplossing, een hybride on-premises oplossing en het continueren van de huidige omgeving staat te lezen in een Kamerbrief.

Geen realistisch alternatief beschikbaar

Uit de analyse blijkt dat geen van de onderzochte alternatieven op afzienbare termijn hetzelfde niveau van functionaliteit, veiligheid, continuïteit en efficiëntie kan bieden als M365.

"Ik onderschrijf de wens van uw Kamer om de afhankelijkheid van niet-Europese techbedrijven zoveel mogelijk te beperken," schrijft Heijnen. "Echter is er op dit moment en binnen afzienbare termijn geen geschikt Europees alternatief beschikbaar dat voldoet aan de operationele eisen van de Belastingdienst".

Het doorwerken in de verouderde, huidige on-premises omgeving leidt tot aanzienlijk productiviteitsverlies. Dit komt door de inefficiënte workarounds die medewerkers moeten gebruiken. Naar schatting kan het wegvallen hiervan 15 tot 30 minuten per medewerker per dag besparen.

Alleen kantoorautomatisering naar de cloud

De overstap naar M365 betreft uitsluitend de kantoorautomatisering. Hieronder vallen applicaties voor dagelijkse werkzaamheden, (interne) communicatie en samenwerking, zoals Teams, OneDrive en Outlook.

De applicaties en dataopslag binnen de primaire processen voor de belastingheffing en -inning blijven lokaal draaien in het door de Belastingdienst zelf beheerde datacenter in Apeldoorn.

Exitstrategie en digitale autonomie

Hoewel de keuze nu op M365 valt, is de wens om de digitale autonomie van de overheid te versterken op de lange termijn onverminderd groot. De Belastingdienst blijft daarom initiatieven voor Europese aanbieders volgen. Om de risico’s te beheersen, heeft de dienst een exitstrategie opgesteld. Bij een plotseling vertrek uit de cloud is een gereduceerde versie van de huidige on-premises omgeving direct beschikbaar als terugvaloptie. Daarnaast wordt een realtime back-up ingericht waarmee data continu op een veilige locatie buiten de cloud wordt opgeslagen.

Bij een regulier vertrek, bijvoorbeeld naar een volwaardig Europees alternatief, zijn contractuele afspraken gemaakt die de Belastingdienst negen maanden de tijd geven om alle data uit de M365-omgeving over te zetten.