Promen vernieuwt werkplek met Acknowledge
Wanneer een organisatie haar volledige ICT-infrastructuur en werkplekarchitectuur vernieuwt, ligt de focus vaak op de technische uitvoering. Bij social ontwikkelbedrijf Promen bleek de menselijke factor echter minstens zo doorslaggevend. Door te kiezen voor een gefaseerde migratie, gecombineerd met een intensief trainings- en adoptieprogramma, is de overstap naar een cloudgebaseerde moderne werkplek soepel verlopen.
Promen ondersteunt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij het ontwikkelen van vaardigheden en het vinden van passend werk. Om de eigen organisatie toekomstbestendig te maken, klopte het bedrijf aan bij vaste ICT-dienstverlener Acknowledge toen de hardware en software aan vervanging toe waren.
Afscheid van thin clients
Na een zorgvuldige afweging tussen het vernieuwen van de bestaande omgeving, een hybride model of een volledige vernieuwing, viel de keuze op een complete transitie. "Na veel wikken en wegen kozen we voor een volledig nieuwe werkomgeving. We zijn gefaseerd overgegaan naar een modern systeem van deze tijd", licht Geert Domburg, ICT-manager bij Promen, toe.
In de oude situatie werd gewerkt met thin clients. Door deze volledig te vervangen door nieuwe notebooks voor het kantoorpersoneel, kreeg Promen weer de volledige regie over het apparaatbeheer. Tegelijkertijd werd het datalandschap gemigreerd van lokale servers naar de cloud binnen Microsoft 365, wat plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maakt.
Beveiliging en gecontroleerde uitrol
Met de migratie naar de cloud is ook de cybersecurity naar een hoger niveau getild. Zo zijn multi-factor authenticatie (MFA) en geavanceerde e-mailbeveiliging via Mimecast geïmplementeerd.
Om de belasting voor de medewerkers én de eigen compacte ICT-afdeling te beperken, werd bewust gekozen voor een stapsgewijze aanpak. "Het was voor ons heel belangrijk dat al deze veranderingen gefaseerd werden geïntroduceerd. Dat kost veel tijd, maar we willen onze medewerkers niet te veel belasten. Ondanks de kleine ICT-afdeling proberen we gebruikers in een gespreid bedje te laten komen", aldus Domburg.
Mensgerichte adoptieaanpak
Technologie levert pas meerwaarde op als eindgebruikers er effectief mee kunnen werken. Acknowledge zette daarom een gericht adoptietraject in onder leiding van adoptiespecialist Pien van Hout. Met een combinatie van interne communicatie, een introductievideo, referentiekaarten en handleidingen werden medewerkers voorbereid op de nieuwe situatie.
Dankzij de gefaseerde opzet was er voldoende ruimte om kantoormedewerkers in kleine groepen te trainen tijdens interactieve workshops. Hierin stonden het praktische gebruik van de nieuwe laptops en de samenwerkingsmogelijkheden binnen Microsoft Teams centraal, met volop gelegenheid om te oefenen en ervaringen te delen.
Rust in de organisatie
De uitrol van de hardware werd binnen enkele weken afgerond door de projectmanagers en technisch consultants van Acknowledge, waarbij voor specifieke vraagstukken rondom beveiliging vakspecialisten werden ingeschakeld.
De doordachte combinatie van gefaseerde techniek en gebruikersbegeleiding heeft gezorgd voor een rustige overgang. Domburg merkt dat er tevredenheid heerst op de werkvloer en dat ook nieuwe medewerkers opvallend snel operationeel zijn. Het traject bevestigt voor Promen het belang van een langdurige partnerschap met korte lijnen voor de ondersteuning op tweede- en derdelijns beheer.
Meer over Cloud
Over Witold Kepinski
