'AI verandert HCM en de manier waarop we werken'

Csík illustreert dat met een medewerker die twee weken vrij wil nemen. Normaal gesproken moet die eerst de juiste applicatie opzoeken en meerdere schermen langs voordat het verzoek ter goedkeuring kan worden ingediend. Met conversationele AI volstaat het om simpelweg om verlof te vragen. “In plaats van vijftien keer te klikken en misschien vijf pagina's te doorlopen, regel je dat even in een chatvenster tussen twee taken door”, zegt Csík.

SAP's AI-copilot Joule brengt dit soort conversationele interactie naar SAP SuccessFactors. Medewerkers en managers gebruiken natuurlijke taal om informatie op te vragen en HR-taken uit te voeren. Volgens Newlyn zit de waarde niet alleen in de tijdwinst. AI kan de employee experience verbeteren en mogelijkheden bieden die vroeger moeilijk te realiseren waren. Csík omschrijft AI als een hulpmiddel dat medewerkers ondersteunt en tijd verschuift van routinetaken naar zinvoller werk.

Van afzonderlijke AI-toepassingen naar Autonomous HCM

De volgende stap is AI verbinden over de volledige employee lifecycle. Newlyn wijst op workforce planning als voorbeeld. AI kan personeelsplannen combineren met informatie over individuele skills en relevante leermogelijkheden voorstellen. Zo komen loopbaanontwikkeling, recruitment en performance dichter bij elkaar te liggen.

Dat maakt deel uit van SAP’s visie op Autonomous HCM. Newlyn benadrukt dat dit niet betekent dat HR aan machines wordt overgelaten. “Autonomous HCM is een visie”, zegt ze. “Het gaat erom welke functionaliteiten evolueren en hoe de HR-functie evolueert om de workforce strategy beter te ondersteunen.”

Administratieve processen en payroll bieden mogelijkheden voor meer autonomie. Meer geavanceerde skills intelligence en strategische workforce planning spelen vervolgens een rol bij het herinrichten van werk. SAP biedt klanten een toolkit waarmee ze AI-agents kunnen bouwen voor prioriteiten die specifiek zijn voor hun organisatie, met ondersteuning van SAP waar nodig.

Skills worden een strategische troef voor de organisatie

Skills worden in die context steeds belangrijker. Csík verwijst naar de ervaring binnen SAP zelf. Medewerkers hebben hun skills in kaart gebracht, inclusief expertise uit eerdere functies die mogelijk niet zichtbaar is in hun huidige functieomschrijving. Volgens Csík heeft SAP deze aanpak toegepast op een personeelsbestand van meer dan 110.000 medewerkers. Iemand in een commerciële functie kan bijvoorbeeld technische expertise hebben opgedaan in een eerdere rol. AI maakt die informatie zichtbaar wanneer de organisatie een bepaalde combinatie van skills nodig heeft voor een andere functie of een project.

“Je krijgt een volledig beeld van wat je als organisatie in huis hebt en over welke skills je beschikt”, zegt Csík. “En het gaat niet alleen om wat je vandaag hebt, maar ook om wat je kunt hebben als je mensen opleidt in andere domeinen.”

Newlyn trekt die gedachte door naar workforce strategy. Traditioneel was het doel om de juiste persoon met de juiste skill op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen. AI voegt daar een nieuwe variabele aan toe. “De vraag is nu: hoe zorg je ervoor dat je de juiste persoon met de juiste skill combineert met het juiste niveau of de juiste vorm van AI, op de juiste plaats en op het juiste moment?”

Organisaties kunnen vervolgens beslissen of ze de benodigde skills intern ontwikkelen of elders aantrekken, bijvoorbeeld via externe medewerkers. Zo worden AI en data over skills bouwstenen van de workforce strategy in plaats van afzonderlijke HR-tools.

AI verandert de manier waarop werk wordt ingericht

Meer efficiëntie roept een nieuwe vraag op: wat doen organisaties met de capaciteit die AI vrijmaakt? “Als ik twintig procent efficiënter kan werken, of twintig procent meer inzicht en connectiviteit krijg, wat doen we daar dan mee?”, vraagt Newlyn. “Dat is de transformatie.”

Organisaties moeten functies en processen opnieuw bekijken naarmate AI deel gaat uitmaken van het werk. Csík adviseert klanten om te vertrekken van het probleem dat een proces moet oplossen en vervolgens te bekijken of AI tot een beter resultaat leidt. “Als het niet past, doe het dan niet”, zegt hij.

Dat verschil is relevant. Een AI-functionaliteit toevoegen kan een afzonderlijke stap verbeteren. Het proces opnieuw ontwerpen vanuit het onderliggende probleem kan tot een heel ander resultaat leiden.

Vertrouwen groeit wanneer medewerkers AI zelf ervaren

Niet elke medewerker zal AI even snel oppikken. Volgens Newlyn moeten organisaties daar rekening mee houden en een werkomgeving creëren waarin medewerkers de ruimte krijgen om met AI te experimenteren.

Csík zag die aanpak bij een klant in het Verenigd Koninkrijk. Voordat de organisatie nieuwe AI-functionaliteit introduceerde, liet ze medewerkers zien wat eraan kwam, hoe het eruitzag en hoe het zou werken. “Transparant zijn en eindgebruikers informeren over wat eraan komt, wanneer het komt en hoe het werkt, helpt enorm”, zegt hij.

Ook de technologie zelf moet transparant zijn. Klanten verwachten dat AI binnen HR voldoet aan wettelijke vereisten en controleerbaar is bij audits. Volgens Csík bouwt SAP zijn AI met strikte guardrails en transparante stappen: “Het mag geen black box zijn.” Menselijk toezicht blijft deel uitmaken van het ontwerp.

“We zeggen nooit dat AI de controle heeft. Mensen houden de controle”, zegt Newlyn. “AI kan aanbevelingen doen, processen versnellen en nieuwe mogelijkheden creëren om dingen anders te doen. Maar mensen houden altijd de controle.”

Waar beginnen organisaties met Autonomous HCM?

Wanneer organisaties Newlyn vragen hoe ze met Autonomous HCM moeten beginnen, is haar eerste reactie: “Waarom?”

Het uitgangspunt hangt af van het bedrijfsprobleem. Een bedrijf dat bijvoorbeeld overschakelt van benzineauto’s naar elektrische voertuigen, krijgt te maken met een ingrijpende verschuiving in de vaardigheden die het nodig heeft. Talent, opleiding en omscholing verdienen daarom wellicht prioriteit. Een andere organisatie kan meer waarde hechten aan intelligentere en concurrerendere belonings- en erkenningsstrategieën om veelgevraagde vaardigheden te behouden.

Ongeacht het vertrekpunt ziet Newlyn betrouwbare data als een voorwaarde. Meer geavanceerde beslissingen over het personeelsbestand vereisen correcte workforce- en skillsdata.

Csík voegt daar governance aan toe. De juiste stakeholders moeten mee bepalen hoe AI wordt geïntroduceerd, van management en HR tot IT en eindgebruikers. Hun betrokkenheid helpt om de technologie op een reële behoefte te richten en geeft gebruikers een duidelijker beeld van wat er verandert.

Er bestaat geen universele roadmap. “Elk bedrijf is als een vingerafdruk”, zegt Csík. De juiste aanpak hangt af van de context van de organisatie, de jobarchitectuur en haar prioriteiten.

Vertrek van het probleem dat je wilt oplossen en kijk welke basis er al aanwezig is. Bepaal vervolgens waar AI echte waarde toevoegt. Zo krijgt HR een basis om vorm te geven aan de manier waarop mensen met AI samenwerken.