Gartner: neem externe IT-uitgaven onder de loep
Tijdens de Gartner IT Infrastructure, Operations & Cloud Strategies Conference in Londen heeft Gartner-analist Jaswant Kalay (foto) zich gericht op een cruciaal thema voor IT-leiders: het beheersen en optimaliseren van externe uitgaven (external spend). In een sessie over 'Short-, Mid- and Long-Term Cost Optimization Strategies' benadrukte Kalay dat het effectief snijden in uitgaven essentieel is voor het financieren van innovatie en het garanderen van bedrijfsveerkracht.
Kalay presenteerde een gelaagde aanpak, waarbij hij strategische acties definieerde voor de korte, middellange en lange termijn om de totale kosten van externe IT-diensten te verlagen.
Korte termijn: directe besparingen (minder dan 12 maanden)
Op korte termijn ligt de focus op snelle, tastbare resultaten. Dit vereist een nauwkeurige analyse van de huidige uitgaven om inefficiënties te elimineren zonder de servicekwaliteit in gevaar te brengen.
- Identificeer en elimineer ongebruikte of onderbenutte diensten: Begin met het opschonen van niet-gebruikte of overbodige infrastructuur, licenties en contracten. Dit omvat vaak ongebruikte cloud-instanties, softwarelicenties of servicecontracten die niet langer waarde leveren.
- Optimaliseer clouduitgaven (FinOps): Implementeer FinOps-praktijken om snel de kosten van publieke cloud-omgevingen te analyseren en te optimaliseren. Dit kan het gebruik van gereserveerde instanties, spot-instanties of het automatisch uitschakelen van ontwikkelomgevingen buiten werktijd omvatten.
- Agressieve heronderhandeling: Heronderhandel lopende contracten met leveranciers. Gebruik de huidige marktomstandigheden om betere tarieven, betalingsvoorwaarden of service-niveaus te bedingen.
Middellange termijn: procesverbetering en bundeling (12 tot 36 maanden)
De middellange termijn vereist een verschuiving van tactische besparingen naar procesverbeteringen en het versterken van de inkoopstrategie.
- Consolidatie van leveranciers: Reduceer het totale aantal externe leveranciers. Door diensten en volumes te consolideren, creëert de organisatie meer onderhandelingsmacht en verlaagt ze de administratieve complexiteit.
- Implementeer demand management: Stel rigoureuze processen in voor het beheer van de vraag naar nieuwe IT-diensten. Dit zorgt ervoor dat uitgaven alleen worden gedaan voor projecten die direct bijdragen aan strategische bedrijfsdoelstellingen.
- Focus op contractoptimalisatie: Gebruik gedetailleerde analyses om te bepalen of het contractmodel (bijv. vast tarief, tijd en materiaal) de meest kostenefficiënte is voor elke geleverde dienst.
Lange termijn: structurele transformatie (3+ jaar)
Lange termijn kostenoptimalisatie gaat over structurele veranderingen en het strategisch herpositioneren van de IT-functie.
- Automatisering en self-service: Investeer in automatisering van I&O-taken en het creëren van self-service platforms. Dit vermindert de afhankelijkheid van externe leveranciers voor routinematige operationele taken, wat de kosten structureel verlaagt.
- Herstructurering van de sourcingstrategie: Overweeg verschuivingen in het sourcingmodel. Dit kan betekenen dat een deel van de uitbestede functies terug naar intern gehaald wordt (insourcing) als dit kostenefficiënter is, of juist het overstappen naar een Global Capability Center (GCC).
- Optimaliseer application portfolio: Beoordeel het volledige applicatieportfolio om de technische schuld te verminderen. Dit omvat het saneren van verouderde, overtollige applicaties of het migreren van legacy-systemen naar kostenefficiëntere platformen.
Volgens Kalay is deze gelaagde aanpak noodzakelijk om een kostenbewuste cultuur te creëren die niet alleen bespaart, maar ook de middelen vrijmaakt voor toekomstige innovatie en groei.
Meer over Financieel
Over Witold Kepinski
