AvePoint ondersteunt Fugro bij het realiseren van centrale regie op SharePoint-data

Fugro is een Nederlandse multinational en wereldwijd specialist in geodata. Het bedrijf verzamelt en analyseert data over de aarde en oceanen om klanten te ondersteunen bij het ontwerpen, bouwen en onderhouden van infrastructuur en duurzame energieprojecten. Zo onderzoekt Fugro de bodem voordat offshore windparken worden aangelegd en monitort het vervolgens de bodem en onderwaterconstructies tijdens de levensduur van deze installaties. Ook draagt Fugro met zijn expertise bij aan veilige en toekomstbestendige kustinfrastructuur.

De IT-omgeving van Fugro is niet alledaags. Behalve de grote hoeveelheden onderzoeksdata, die elders worden opgeslagen, is er een Microsoft 365-omgeving met veel businessdata, zoals projectinformatie. Die omgeving groeide de afgelopen jaren flink. “We hebben een tenant met duizenden SharePoint-sites”, vertelt Rita de Geus, IT Team Lead SharePoint & Teams bij Fugro.  

Ruim drie jaar geleden startte Fugro een samenwerking met AvePoint. “Dat begon met  een backup van M365”, zegt Hans Rosenberg, bij Fugro verantwoordelijk voor Global Workplace Services. “We zochten een oplossing om onze mail, OneDrive en SharePoint-sites veilig te stellen, bovenop wat Microsoft aan recovery biedt. Na een leveranciersselectie kwamen we bij AvePoint uit.”

Uitbreiding van de samenwerking

De hoeveelheid businessdata stelde Fugro voor uitdagingen, vooral qua beheer en compliance. De Geus: “Met AvePoint kan nu iedereen zelf nieuwe sites aanmaken volgens de guidelines. Hierdoor kan de centrale IT-organisatie veel efficiënter haar werk doen.”

“We hebben gekeken naar de beheermogelijkheden van Microsoft, met SharePoint Advanced Management”, vervolgt ze. “Maar we wilden meer dan wat dat biedt. Zelf iets bouwen was een optie, maar omdat Hans al in gesprek was met AvePoint over een uitbreiding van de samenwerking, besloten we om dat traject samen te doen.”

Beter te managen

De keuze viel een half jaar geleden op de Control Suite van AvePoint. De teams van De Geus en Rosenberg gebruiken nu hetzelfde platform. De Geus: “We hebben alles nu heel mooi inzichtelijk. We kunnen bijvoorbeeld zien waar files zitten die ergens anders horen. Alles is daardoor veel beter te managen. Bovendien kan nu elke medewerker een SharePoint- of een Teams-site aanmaken via een portaal, maar alleen binnen grenzen die wij hebben vastgesteld.”

“Alles draait voor ons om het hebben van controle over onze data”, verduidelijkt Rosenberg. “Dus we moeten  weten wat er op onze sites staat en wie waar toegang toe heeft.” Niels Toonen, als senior account executive van AvePoint, één van de contactpersonen voor Fugro, is het daar volledig mee eens. “Effectieve governance start met inzicht in data, locatie en gebruik. Pas dan kunnen organisaties weloverwogen keuzes maken over risico, compliance en AI.”

90 terabyte opgeschoond

De oplossing van AvePoint helpt Fugro ook om met een bezem door de data te gaan. Rosenberg: “Toen we begonnen met Office 365 waren we, zoals veel bedrijven, nog niet bewust van de enorme datagroei die ons te wachten stond. Bij iedere licentie krijg je gratis opslag. Maar als gebruikers meer bestanden gaan opslaan, moet je wél betalen. We wilden regie op de juiste data en de kosten. Ook daarom kozen we voor AvePoint. Zij maken de storage inzichtelijk en hebben de tools om data te verwijderen die we niet nodig hebben.” De Geus: “We hebben tot nu toe ongeveer 90 terabyte opgeschoond. We hebben beleid samengesteld voor het verwijderen van versies van bestanden die al lang niet meer zijn gebruikt. En met AvePoint Opus hebben we gearchiveerd.”

Rosenberg noemt nog meer onderdelen van de Control Suite van AvePoint die Fugro gebruikt. “We doen ook licentiemanagement van Microsoft 365 en tenant-management. Bij dat laatste gaat het erom dat we willen dat onze helpdesk in bijvoorbeeld de VS alleen maar  gebruikers in die regio kan beheren. Dat vinden we belangrijk vanwege compliancy en risicobeperkingen. Met behulp van de tooling van AvePoint kunnen we gebruikers heel goed scheiden.”

Sterk in meedenken

Ondertussen verloopt de overgang, die nog gaande is, behoorlijk soepel. De Geus: “We hebben nog geen enkele medewerker gehad die heeft geklaagd dat dingen niet meer werkten zoals ze gewend waren. We gebruiken de nieuwe tools nu bij alle sites die we aanmaken. De komende tijd gaan we de governance ook toepassen op de bestaande sites. De samenwerking gaat daarmee steeds dieper. We plukken er nu al de vruchten van en dat gaat de komende tijd alleen nog maar meer het geval worden.”

“Er is nu meer controle over de groei”, vat Rosenberg samen. “We hebben, richting de toekomst, veel meer grip op wat we aanmaken. Ik vind het daarbij wel fijn dat alleen onze IT’ers AvePoint kennen. Onze medewerkers niet. Die zien gewoon dat we goed bezig zijn met het beheren van SharePoint-sites en het omgaan met grote hoeveelheden data. De belangrijke rol van AvePoint speelt zich op de achtergrond af.”

Ook over de manier van samenwerken zijn De Geus en Rosenberg zeer tevreden. De Geus: “AvePoint is goed bereikbaar en reageert altijd snel. Het is een fijn bedrijf om mee te schakelen.” Rosenberg: “We kunnen uitstekend met elkaar door een deur. Ik vind AvePoint vooral erg sterk in het meedenken.”

Namens AvePoint kaatst Toonen de complimenten terug. “Bij Fugro zitten fijne en kundige mensen. Wat dit bedrijf voor mij zo interessant maakt, is dat zij dezelfde fundamentele vraagstukken zien als veel andere enterprise-organisaties: hoe behoud je controle, vertrouwen en governance in een steeds complexer digitaal landschap? Ons Confidence Platform helpt daarbij op veel meer vlakken dan alleen back-up en herstel. Organisaties gebruiken het om grip te krijgen op hun data, compliance te versterken en innovatie veilig te versnellen. Met de komst van Agentic AI zal governance uitgroeien tot een van de belangrijkste strategische thema's. Fugro laat zien hoe je daar vandaag al proactief op kunt inspelen.”