UCB optimaliseert SAP SuccesFactors met Phenom voor wervings- en selectiebeleid

UCB is de afgelopen jaren flink gegroeid met zijn medicijnportfolio en dit betekent dat de benodigde vaardigheden van het personeel veranderden. “We maakten een transitie door van een oud naar een nieuw werknemersbestand. Hiervoor moesten we meer inzicht hebben in de vaardigheden van de medewerkers en op de arbeidsmarkt naar mensen die over die vaardigheden beschikten. De biofarmaceutische industrie is zeer concurrerend en dat betekent dat je vaak maar één kans krijgt om een medicijn te lanceren. En daar de juiste mensen voor vinden, is een grote uitdaging.”

Uitdaging

“Voor deze uitdaging hadden we een tool nodig die ons in staat stelt dieper in die specifieke arbeidsmarkt te duiken, de kandidaten te vinden en deze zodanig te ‘organiseren’, zodat we hen konden aantrekken”, vervolgt Berlan.

“Naast het aantrekken van deze specifieke medewerkers willen we ook proactief in contact treden en dat onderhouden met talent waarvoor we nu nog geen functie hebben. Verder willen we de leiderschapskwaliteiten van ons personeel verbeteren en uitbreiden. Voor dit laatste kunnen we natuurlijk ook op de arbeidsmarkt kijken, maar als wij de mensen niet vinden, kunnen we ook die intern opbouwen.

Extra laag bovenop SAP SuccesFactors

Voor deze HR-strategie wilde UCB de functionaliteit van zijn SAP SuccesFactors-platform uitbreiden. Dit platform vormt de backbone zijn voor alle kennis over het bestaande medewerkersbestand. Maar voor het vinden van de juiste kandidaten voor de nieuwe functies zocht de biofarmaceutische fabrikant een tool, meer een extra laag bovenop SAP SuccesFactors, die het bedrijf in staat stelde dieper in de specifieke arbeidsmarkt te duiken. Deze ‘extra laag’ werd Phenom.

Jean-Baptiste Perrin (rechts op de foto) van Phenom: “Phenom biedt met zijn Intelligent Talent Experience Platform een ‘experience layer’ bovenop SAP SuccesFactors dat met alles helpt rondom het wervingsproces, maar ook voor het ontwikkelen en behouden van bestaande medewerkers.’

“Ons platform wil zowel recruiters als kandidaten een goede ervaring bieden. De AI helpt daarbij kandidaten zo makkelijk mogelijk te solliciteren en beidt recruiters een fijne CRM-omgeving te bieden om leads op te volgen, marketingcampagnes uit te rollen, via messaging contact te houden en de mogelijkheid om sollicitatiegesprekken in te plannen. Het bespaart recruiters veel tijd.”

Voordelen

Berlan: “Voor ons was het belangrijk dat we al onze recruiters van een tool voorzagen die vooral alle taken die veel tijd vergen voor hen wegneemt. Wanneer je deze aan een AI-agent uitbesteedt, krijgen zij veel meer capaciteit voor andere zaken. Het kost veel minder tijd dan voorheen.”

“Voor kandidaten levert het ook voordeel op. Zij kunnen nu veel sneller solliciteren. Vroeger nam dit 20 minuten in beslag. Gedurende deze procedure raakte je nog eens gemiddeld de helft onderweg ‘kwijt’. Deze zagen we nooit meer terug en konden we ook niet meer achterhalen waarom zij uit het proces stapten.

“Met de functionaliteit van Phenom neemt het proces nu vier minuten in beslag en rondt meer dan 80 procent van de kandidaten het sollicitatieproces succesvol af. Dit levert tot twee keer zoveel kandidaten in de ‘pijplijn’ voor recruiters op. Dit geeft dan ook twee keer zoveel de kans de beste persoon te vinden. Verder kunnen we met het platform hen sneller antwoord en een meer eerlijke feedback geven.”

Meer inzicht in kandidaten

Naast dat het sollicitatieproces sneller verloopt, krijgt UBC ook meer inzicht in de kandidaten zelf. “Het voordeel met de grootste impact is dat kandidaten sneller kunnen solliciteren. Daarna komt het inzicht dat we in de kandidaten krijgen. De AI-technologie helpt meteen een lijst van de top externe- en interne kandidaten te selecteren en ook te vinden”, geeft Berlan aan.

“Een ander voordeel is dat al die campagnes die we via Phenom uitvoeren data opleveren en helpt bepaalde kandidaten met persoonlijke marketingcampagnes via social media te bereiken. Uiteindelijk maakt dit platform het onze recruiters gewoon veel eenvoudiger en zijn we ook niet meer afhankelijk van externe wervingskantoren.”

Toekomstige ontwikkelingen

Voor UCB staan er nog een aantal zaken op de rol voor de verdere verfijning van zijn wervings- en selectieprocessen. Berlan: “Voor interne kandidaten, ongeveer een derde van de vacatures wordt intern opgevuld, hebben we nog niet helemaal zo’n ervaring beschikbaar. We werken wel met wat andere tools, maar met Phenom werken we nu aan een tool die het hele ontwikkelpad van kandidaten begeleidt. Uiteindelijk moet dit tot een interne carrière-site leiden. Deze site moet uiteindelijk ervoor zorgen dat medewerkers in een vroeg stadium bedenken welke carrière ze bij ons willen hebben en welke vaardigheden zij daarvoor nodig moeten hebben. Zie het als een soort interne marktplaats.”

“Daarnaast verzamelen we een hele boel data van medewerkers over welke vaardigheden zij hebben en welke vaardigheden de functies bij ons vereisen. Om uit deze brei van data waarde te halen, heb je een zogenoemde ‘skills-taxonomie’ nodig. Uiteindelijk moet je daarom zowel over de data, de skills-taxonomie en de ervaring van mensen nodig die deze vaardigheden met zich meebrengen om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen en daarmee efficiency te brengen.”

Lessons learned

Jonathan Berlan en Jean-Baptiste Perrin concluderen dat het hele integratieproces eigenlijk nog steeds doorloopt. “Het is natuurlijk niet waar dat wanneer je systeem live gaat, je probleem is opgelost. Je moet jezelf altijd in een implementatiemodus beschouwen. Technologie ontwikkelt zich razendsnel en er zijn altijd nieuwe modules die nieuwe waarde toevoegen. Wanneer je dit kan integreren met systemen van andere leveranciers, wordt het pas écht interessant”, aldus Berlan.

Andere tips zijn dat om een AI-tool als Phenom succesvol toe te passen bedrijven al hun processen onder de loep moeten nemen. “Bedrijven moeten daarbij niet kijken naar een AI-tool dat bepaalde processen gaat aansturen, maar naar een tool die de processen compleet verandert. Dat het iets doet waartoe de bestaande systemen nog niet in staat waren of dat de tool ervoor zorgt dat die processen op één of andere manier verdwijnen”, besluit Berlan.