Gartner: Operationele kosten structureel verlagen voor veel organisaties een uitdaging

Volgens Vaughan Archer, senior analist bij Gartner, zoeken budgetverantwoordelijken bij het nemen van bezuinigingsbeslissingen regelmatig steun bij financiële afdelingen. "Maar als financiële teams zelf geen extra capaciteit hebben, kan dat leiden tot ondoordachte ontslagrondes die weinig effect hebben", stelt Archer.

Vier stappen voor verantwoorde kostenreductie

Gartner adviseert financiële leidinggevenden om bij ontslagplannen rekening te houden met vier kernstappen, om zo de balans te vinden tussen financiële doelen en behoud van essentieel personeel.

Eerst dient de focus te liggen op strategische doelen. Archer: "CFO’s verspreiden ontslagen vaak gelijkmatig over afdelingen om diplomatieke redenen, maar dat is zelden effectief. Beter is om te kijken naar afdelingen die cruciaal zijn voor de marge – zoals IT bij digitale transformatie – en naar de mogelijkheid om rollen later weer in te vullen of te automatiseren."

Ontslagkandidaten objectief selecteren

Daarnaast moeten budgetverantwoordelijken tools krijgen om ontslagkandidaten objectief te selecteren. Archer waarschuwt voor willekeurige methodes zoals "last in, first out": "Dergelijke benaderingen schaden vaak de langetermijnstrategie. Financiële teams kunnen helpen door instrumenten aan te reiken die de impact op omzet en prestaties in kaart brengen, inclusief kortetermijnkosten en besparingen."

Als derde is monitoring nodig om terugkerende kosten te voorkomen. Archer: "Het heeft geen zin om ontslagen uit te voeren als die kosten later terugkomen via inhuur van contractanten, overwerk of agressief herwerven. Financiële afdelingen en HR moeten samen tactieken ontwikkelen om dit te voorkomen, zoals het bijhouden van een lijst met afdelingen waar recent is bezuinigd."

Duidelijke communicatie is essentieel

Tot slot is duidelijke communicatie essentieel. Onvoldoende uitleg over de redenen en financiële gevolgen van ontslagen kan leiden tot angst, geruchten en demotivatie bij medewerkers die wel in dienst blijven. Archer benadrukt dat leiderschap, HR en communicatie samen moeten werken om boodschappen af te stemmen op de organisatiecultuur, met speciale aandacht voor het behouden van toptalent na de ontslagronde.

Gartner-klanten kunnen meer informatie vinden in het rapport '4 Steps for Workforce Cost Reductions While Maintaining Staffing Needs'. Wie geen klant is bij de marktonderzoeker kan meer informatie vinden in 'The CFO Report'.