TOP Medical kiest SAP S/4HANA Public Cloud voor versnellen van innovatie

Als specialist in de distributie van geavanceerde medische technologieën in de Benelux richt TOP Medical zich met name op hart- en vaatoplossingen. Het bedrijf speelt een cruciale rol door jonge ondernemingen te begeleiden bij de marktintroductie van hun producten en ziekenhuizen sneller toegang te geven tot levensreddende innovaties.

Een gedwongen overstap als katalysator voor vooruitgang

De noodzaak voor dit project ontstond door het einde van de ondersteuning voor SAP ECC in 2027. Voor eigenaar Jan-Willem Hendriks kwam deze deadline echter als geroepen: het bood het perfecte moment om de digitale ambities van het bedrijf te versnellen en de IT-infrastructuur toekomstbestendig te maken.

“TOP staat voor ‘To Optimize Performance’. Die belofte zie je in alles wat we doen”, vertelt Hendriks. “We zoeken actief naar nieuwe ontwikkelingen, vaak al in een heel vroeg stadium. En we helpen met studies, marketing en sales. Als een start-up óns moet zoeken, zijn we te laat.”

Met slechts dertien medewerkers koos TOP Medical bewust voor een gestandaardiseerde cloudomgeving. “De meeste van onze klanten werken met SAP. Dus als wij dezelfde taal spreken, versterken we de samenwerking”, legt Hendriks uit. “Als je kwaliteit wilt leveren, heb je een systeem nodig dat je daarin ondersteunt.”

Brede SAP-basis als fundament

Het nieuwe systeem omvat de modules finance, inkoop, verkoop en magazijnbeheer en is volledig geïntegreerd binnen één omgeving. Daarmee beschikt TOP Medical over realtime inzicht in orderstatussen, batchnummers en voorraadposities. Dat is cruciaal voor ISO 13485-certificering en de vereiste traceerbaarheid in de medische sector.

“Die certificering geeft onze klanten vertrouwen”, aldus Hendriks. “Maar het systeem doet meer dan dat – het helpt ons om transparanter, betrouwbaarder en efficiënter te werken.”

Pressure cooker-aanpak en scherpe keuzes

De implementatie kende een strak tijdpad. Van aankoop tot livegang duurde het traject zes maanden, waarvan vier maanden daadwerkelijke implementatie. Consultants van NTT DATA Business Solutions waren gemiddeld één tot twee dagen per week aanwezig. Op 2 januari om 9.00 uur ging het systeem live; diezelfde middag was de eerste verkooporder al helemaal verwerkt.

Operations Manager Joy Houben kreeg de ruimte om zich volledig op de implementatie te richten. “Iedere woensdag zaten we samen met de externe consultants”, vertelt Houben. “Aanpassingen deden we meteen in het systeem, testen kon direct, en fouten werden ter plekke opgelost. Heel praktisch, heel resultaatgericht.”

Het team hield strak de focus op wat echt nodig was. Door zo dicht mogelijk bij standaardfunctionaliteit te blijven en maatwerk te vermijden, werd het project overzichtelijk én toekomstbestendig. “We pasten dingen direct aan in het systeem, testten meteen en losten het meteen op. Die aanpak werkte perfect voor ons.”

Klantgericht én efficiënter

De voordelen voor de operatie en klantrelaties zijn direct merkbaar. “De gebruikerservaring is totaal anders”, zegt Houben. “ECC voelde echt verouderd aan. S/4 werkt als een moderne app, intuïtief en overzichtelijk.”

Waar het vroeger meerdere schermen kostte om een order af te handelen, is nu alles gecentraliseerd in één omgeving. Met duidelijke dashboards en ‘workflow tiles’ zoals TOP Sales, TOP Finance en TOP Warehouse weet iedereen precies waar hij moet zijn.

“Onze klanten merken het verschil”, vervolgt Houben. “Geen fouten, snellere bevestigingen, minder retouren. De nieuwe manier van werken valt positief op. Met het nieuwe systeem gaan we echt van inzicht naar actie. Ook onze klanten zijn tevreden over onze nieuwe manier van werken.”

Lessen en samenwerking

De samenwerking met NTT DATA Business Solutions speelde een sleutelrol in het succes van de implementatie. “Je kunt tegen dingen aanlopen, maar met openheid en vertrouwen los je ze samen op”, zegt Hendriks.

Met de basis op orde richt TOP Medical zich nu op datagedreven werken. Houben: “We benutten nog niet alles wat er mogelijk is op het gebied van analyses. Maar dat gaat veranderen. Denk aan inzichten in dode voorraad, marges per product, of leverbetrouwbaarheid.”

Met die inzichten wil het bedrijf verder bouwen aan zijn TOP-belofte: klanten helpen beter te presteren, innovaties sneller beschikbaar maken en vooral: patiëntenzorg verbeteren door voorop te lopen in medische technologie. “We blijven onze TOP-belofte waarmaken: prestaties verbeteren en sneller innoveren voor betere zorg.”