Hoe SAP's AI-assistent Joule de interactie met ERP-systemen ingrijpend verandert

Gebruikers hoeven niet langer te zoeken naar functies in complexe menu’s. In plaats daarvan kunnen medewerkers nu gewoon vragen stellen of opdrachten geven, zoals: “Pas deze verkooporder aan”, “Waarom staat deze factuur vast?” of “Welke orders lopen risico op vertraging?”. Joule zorgt er vervolgens voor dat ze sneller de juiste actie of uitleg vinden, altijd binnen de bestaande processtappen.

“Veel werk in ERP draait niet om een complexe beslissing, maar om het vinden van de juiste schermen, invoervelden en informatie”, zegt Wouter, Cloud ERP Solution Advisor bij SAP. “Als je dat sneller kunt doen, helpt dat vooral mensen die niet elke dag in het systeem zitten.”

Rol van ERP verschuift

Daarmee verschuift ook de rol van ERP in het dagelijkse werk. In plaats van wachten tot een gebruiker vastloopt, kan een assistent eerder signaleren wat er misgaat of zelfs vooruitdenken. “Een AI-assistent kan je in een bepaald proces bijvoorbeeld suggesties geven over mogelijke vervolgstappen en zo gebruikers op weg helpen en tegelijkertijd de kwaliteit van het proces bewaken.”

Dat vergroot niet alleen de efficiency, maar verlaagt ook de druk op key users en helpdesks. Zeker in organisaties waar niet iedereen dagelijks met ERP werkt”, zegt Leon, Solutions Architect bij SAP. Tegelijk vraagt die verschuiving om heldere afspraken: wanneer mag het systeem een voorstel doen, wie geeft goedkeuring en hoe wordt vastgelegd waarom een keuze is gemaakt.”

Maatschappelijk relevant

De snelle ontwikkeling van AI-assistenten is ook maatschappelijk relevant. Steeds meer organisaties hebben te maken met krapte op de arbeidsmarkt, wisselende teams en een groeiende afhankelijkheid van digitale processen. Als de toegang tot kernprocessen eenvoudiger wordt, kunnen meer collega’s taken oppakken zonder lange inwerktijd.

Tegelijk ontstaat er een nieuwe verantwoordelijkheid: organisaties moeten voorkomen dat ‘makkelijker werken’ ten koste gaat van zorgvuldigheid. Dat geldt extra in processen rond betalingen, inkoop, salaris, voorraad en klantdata.

Controle behouden

Leon benadrukt dat een gesprek met software niet betekent dat de controle verdwijnt. “De bedoeling is dat mensen sneller tot actie komen, maar binnen duidelijke kaders”, licht hij toe. “Je wilt dat het systeem helpt, maar je wilt ook kunnen uitleggen waarom iets gebeurt en wie welke stap zet.”

Daarom blijft het volgens SAP essentieel dat organisaties keuzes maken over bevoegdheden, goedkeuringsstappen en toezicht. In de praktijk betekent dit dat medewerkers vaker ondersteuning krijgen bij het uitvoeren van een taak, terwijl audittrail, autorisaties en controles leidend blijven.

Betrouwbare data en duidelijke rollen

Een AI-assistent in ERP kan alleen goed werken, als gegevens kloppen en processen helder zijn ingericht. Als stamdata onvolledig zijn, of als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, kan een assistent hooguit sneller naar dezelfde discussie leiden.

Daarom leggen Leon en Wouter nadruk op datakwaliteit en eigenaarschap. Wie beheert welke data? Welke definities gelden? En wie is verantwoordelijk als informatie niet klopt? Volgens hen worden dat geen ‘IT-vragen’, maar vragen voor de hele organisatie.

Bereid je voor op een nieuwe manier van werken

De verschuiving naar een conversatie als interface raakt niet alleen software, maar ook vaardigheden. Medewerkers moeten leren hoe ze goede vragen stellen, uitkomsten controleren en signalen herkennen die om extra toetsing vragen. Organisaties moeten bovendien bepalen waar menselijke beoordeling verplicht blijft, bijvoorbeeld bij uitzonderingen, risico’s en compliance.

“Dat vraagt om voorbereiding”, zegt Wouter. “Niet pas als het overal aanstaat, maar nu al. Anders loop je achter de feiten aan, juist in je meest bedrijfskritische processen.”

Begin klein en vroeg

Momenteel verloopt de interactie met SAP nog voornamelijk via de traditionele interface, maar dit gaat volgens de verwachting van beide experts wel veranderen. Maar niet van de ene op de andere dag. “Het is een geleidelijk proces. Op een gegeven moment kijk je terug en besef je: ik heb vandaag eigenlijk nauwelijks de standaard interface gebruikt”, zegt Wouter.

SAP hanteert daarvoor een ‘customer zero’-aanpak: de eigen medewerkers zijn de eerste gebruikers, zodat SAP uit eigen ervaring kan adviseren. Joule is inmiddels ook standaard inbegrepen in de Cloud ERP-licentie, een bewuste drempelverlagingstrategie.

Het advies aan organisaties is duidelijk. “Begin klein en begin vroeg, maar begin in elk geval. Er komt een moment dat werken via een conversational interface de norm is. Dan is het een groot voordeel als je als organisatie al ervaring hebt opgebouwd. De eerste keer gaat het niet meteen perfect, maar juist die leercurve is waardevol”, zegt Wouter. Leon benadrukt nogmaals een technische randvoorwaarde die niet over het hoofd gezien mag worden: “Je gegevens moeten op orde zijn. Een versnipperd datalandschap is de grootste rem op een succesvolle inzet van Joule.”