ODTH First Class Logistics creëert centrale databasis met SAP

Waardevolle data hadden we altijd al, maar ze zaten verspreid over verschillende systemen en werden te weinig gebruikt”, zegt CFO Nicolas Heymans. “Nu kunnen we die data combineren en er echt inzichten uit halen.”

De groei van ODTH vraagt om een andere werkwijze

ODTH, een logistiek bedrijf met 140 medewerkers, vier locaties en meer dan 150.000 vierkante meter opslagruimte, begon als een gespecialiseerde partner voor een beperkt aantal klanten. Door de jaren heen is het bedrijf uitgegroeid tot een organisatie met meer dan zestig klanten in diverse sectoren.

Met die groei nam ook de complexiteit toe. Financieel gezien werkte ODTH lange tijd met één centraal profitcenter waarin alle gegevens werden gebundeld. Naarmate de organisatie verder uitbreidde, wilde het bedrijf echter beter inzicht krijgen in de prestaties van elke vestiging, activiteit en individuele klant.

Het opstellen van rapportages gebeurde ad hoc, wanneer er tijd voor was. Dit vereiste veel handmatig werk en gebeurde niet altijd consistent. Terwijl ook de directie dagelijks up-to-date wilde zijn over de operationele en financiële ontwikkelingen.

Een centraal dataplatform als oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, koos ODTH voor een centrale databasis met SAP Business Data Cloud. Binnen dit platform wordt SAP Datasphere ingezet om gegevens uit verschillende systemen te structureren en te uniformeren, terwijl SAP Analytics Cloud zorgt voor dashboards en rapportages.

Volgens Koen Vanderwegen, SAP-expert bij implementatiepartner Flexso, speelde eenvoud daarbij een belangrijke rol. “Voor een bedrijf als ODTH is het belangrijk om het technologielandschap beheersbaar te houden. Door binnen één SAP-stack te blijven, vermijd je extra complexiteit en kan je sneller resultaten opleveren.

De timing: in drie maanden resultaat

Die aanpak maakte een relatief korte implementatie mogelijk. Het eerste traject werd in ongeveer drie maanden gerealiseerd. Waardoor ze snel konden aantonen dat het systeem waarde opleverde en het snel verder werd uitgebreid.

Volgens CFO Nicolas Heymans lag de uitdaging niet zozeer in de technologie zelf, maar in datagovernance: definities vastleggen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier naar cijfers kijkt.

Dat bleek soms verrassend complex. “Neem iets eenvoudigs als omzet per dag”, stelt Heymans. “Rekenen we met kalenderdagen of met werkdagen? Iedereen heeft daar een logische redenering voor, maar je moet wel één definitie kiezen. Pas wanneer je dat afspreekt, kan je betrouwbare rapportering bouwen.”

Dagelijkse inzichten

De nieuwe datalaag maakt het mogelijk om operationele en financiële data dagelijks te combineren. Daardoor krijgt het management veel sneller zicht op prestaties per klant, activiteit of vestiging. Dat betekent dat problemen of afwijkingen veel sneller kunnen worden opgemerkt en aangepakt.

Supervisors in het magazijn krijgen nu dagelijks inzicht in volumes, personeelsinzet en prestaties. De inzichten helpen: van prijszetting tot planning. Zo kunnen ze bij ODTH nu heel duidelijk inschatten hoeveel workforce nodig is voor een bepaalde klant of activiteit. Dat maakt het hen makkelijker om processen te verbeteren of samen met klanten te bekijken hoe iets efficiënter kan.

Daarnaast helpt de nieuwe aanpak bij het sturen op marges. “We proberen resultaten heel tastbaar te maken”, zegt Nicolas Heymans. “Bijvoorbeeld door te kijken hoeveel euro per minuut een bepaalde activiteit oplevert. Dat maakt het meteen duidelijk waar we het meeste impact kunnen hebben.”

Een belangrijk voordeel van de nieuwe aanpak is ten slotte dat discussies over cijfers grotendeels verdwijnen. “Vroeger had iedereen zijn eigen rapporten en spreadsheets”, zegt Chief Innovation Officer Bart Weymans. “Dan ging de discussie eerst over de cijfers zelf. Nu hebben we één model en spreken we vooral over de beslissingen die we moeten nemen. En kunnen we sneller sturen, beter plannen en onze marges optimaliseren.”