Vitens moderniseert onderhoudsprocessen met SAP

De implementatie van SSAM en FSM maakt deel uit van een bredere SAP-transformatie bij Vitens. Eerdere projecten richtten zich op finance, supplychain en klantenfacturatie. Dit traject focust specifiek op onderhoud, zoals inspecties, preventief onderhoud en het nemen van watermonsters.

Binnen het onderhoudsdomein hebben FSM en SSAM elk een eigen rol. FSM wordt gebruikt voor de planning en inzet van technici in het veld, terwijl SSAM dient als mobiele oplossing voor de uitvoering. Technici gebruiken de applicatie voor onderhoud, inspecties en registraties. Momenteel werken ongeveer 250 medewerkers met de mobiele toepassingen; de uitrol wordt de komende jaren verder uitgebreid.

Nieuwe manier van werken

De projecten zijn uitgevoerd door Blauwhuys en brachten niet alleen nieuwe technologie, maar ook een andere manier van werken met zich mee. Vooral bij de planning bleek dit een uitdaging. “Een app is nog te doen, iedereen kan daarmee werken”, zegt Ron Serpenti van Blauwhuys. “Maar een planning is iets anders. Dan krijg je eigenlijk een Ferrari in handen. Je kunt wel rijden, maar het rijdt anders.”

Voor teams die gewend waren aan hun eigen manier van werken, vroeg dat een fundamentele aanpassing. Die ging verder dan training alleen. Vitens introduceerde nieuwe rollen en herverdeelde verantwoordelijkheden, zodat medewerkers duidelijker weten wat van hen verwacht wordt.

Hybride aanpak

Samen met partner Ideo koos Vitens bewust voor een duidelijke scheiding tussen business en technologie. De processen en vereisten werden zoveel mogelijk intern uitgewerkt, waarna Ideo instond voor de technische implementatie. “Wij hebben bepaald hoe het huis eruit moest zien en Ideo was de aannemer”, zegt Serpenti.

De implementatie gebeurde volgens een hybride aanpak: voorbereiding en nazorg volgens een watervalmethode, terwijl de IT-bouwfase in scrum werd uitgevoerd. Die combinatie zorgde niet alleen voor een vlottere implementatie, maar ook voor meer draagvlak in de organisatie.

De ervaring van Ideo in de nutssector en hun expertise in deze oplossingen waren eveneens bepalend. Zoals John van Rooij van Ideo aangeeft: “We hebben een diepgaand inzicht in Vitens en de drinkwatersector in het algemeen, en brengen bewezen best practices mee die in dit soort trajecten erg belangrijk zijn.”

Datagedreven werken

Een belangrijk effect van de nieuwe aanpak is de verschuiving van ‘werken op gevoel’ naar datagedreven werken. Ook op operationeel vlak levert de technologie voordelen op. De mobiele applicaties maken het mogelijk om data eenvoudiger en consistenter te registreren. Zo worden bijvoorbeeld meterstanden automatisch gescand en verwerkt, wat fouten vermindert en de datakwaliteit verhoogt.

De combinatie van betere planning en betere data vertaalt zich in efficiëntiewinsten. Vitens ziet bovendien mogelijkheden om planning verder te automatiseren en optimaliseren.

Fundament voor de toekomst

FSM is inmiddels grotendeels uitgerold, terwijl de verdere implementatie van SSAM nog loopt tot 2027. Tegelijk blijft Vitens inzetten op optimalisatie na de go-live, met aandacht voor gebruik, datakwaliteit en verdere verbeteringen.

De volgende stap ligt in verdere digitalisering en integratie. Het bedrijf is inmiddels gestart met de opbouw van SAP Business Technology Platform als fundament voor toekomstige innovaties.

De aanpak van dit project blijft richtinggevend. “Die hybride methode van zowel scrum als waterval, gaan we behouden”, besluit Serpenti. “Als je de business wil meenemen en change management wil laten werken, dan is dat de manier.”