Van IT-leverancier naar trusted advisor: hoe Actabyte al 15 jaar meegroeit met Golfbaan Bentwoud

Sinds de opening van Golfbaan Bentwoud in 2011 ondersteunt Actabyte de digitale ontwikkeling van de organisatie. Vijftien jaar later is de samenwerking uitgegroeid tot een partnership waarin IT niet alleen ondersteunend is aan de bedrijfsvoering, maar ook een belangrijke rol speelt in de groei, continuïteit en klantbeleving van de golfbaan. We spreken met Ferry Lemmers, facilitair manager en projectverantwoordelijke bij Golfbaan Bentwoud, en Jeroen Hagman, oprichter en eigenaar van Actabyte, over vijftien jaar samenwerking, vertrouwen en digitale groei.

Een samenwerking vanaf dag één

Toen Golfbaan Bentwoud in 2011 haar deuren opende, stond de IT-infrastructuur nog in de kinderschoenen. De behoefte was overzichtelijk: een aantal werkplekken, een netwerk, internetverbinding en een server op locatie. "Eigenlijk kwamen we via via in contact met de directie toen de golfbaan nog in aanbouw was", vertelt Hagman. "De vraag was simpel: we hebben werkplekken nodig, een netwerk, internet en een server. Zo zijn we hier begonnen."

Wat destijds voldoende was voor de dagelijkse operatie, is inmiddels uitgegroeid tot een complexe digitale omgeving waarin vrijwel alle bedrijfsprocessen afhankelijk zijn van technologie. "Vroeger konden we af met een paar bestanden op een lokale server", zegt Lemmers. "Tegenwoordig draait alles online. Als het internet uitvalt, kunnen we geen reserveringen verwerken, niet pinnen, zijn we telefonisch minder bereikbaar en ligt een groot deel van de operatie stil."

Groei van golfbaan én IT

De ontwikkeling van de IT-omgeving loopt parallel aan de groei van Golfbaan Bentwoud zelf. Wat in 2011 begon als een ambitieuze nieuwe golfbaan, is uitgegroeid tot een van de drukst bezochte golfaccommodaties van Nederland. Jaarlijks worden inmiddels meer dan 160.000 negen-holes rondes gespeeld. De golfbaan beschikt over drie volwaardige negen-holesbanen een par 3/4 baan, uitgebreide oefenfaciliteiten, een golfacademy, een drukbezochte horecalocatie en een moderne driving range met meer dan 30 TrackMan-posities. "Zo'n omgeving vraagt om een stabiele infrastructuur", vertelt Lemmers. "Waar we ooit met een beperkt aantal schermen werkten, draaien er nu tientallen systemen die continu met elkaar communiceren. Dat moet gewoon altijd werken."

Volgens Hagman vraagt die ontwikkeling om vooruitdenken. "Wij kijken niet alleen naar wat vandaag nodig is, maar vooral naar waar een organisatie naartoe wil. Ooit begon de driving range met een straalverbinding naar het hoofdgebouw. Inmiddels is dat vervangen door glasvezel. Je moet blijven anticiperen op toekomstige behoeften." Die proactieve benadering loopt als een rode draad door de samenwerking. Niet reageren op veranderingen wanneer ze zich voordoen, maar vooruitkijken naar wat een organisatie morgen nodig heeft.

Meer dan een IT-leverancier

Gedurende de samenwerking veranderde niet alleen de technologie, maar ook de rol van Actabyte. Waar IT vroeger vooral draaide om beheer en ondersteuning, verwacht een organisatie tegenwoordig een partner die meedenkt over continuïteit, beveiliging en toekomstige ontwikkelingen.

Voor Golfbaan Bentwoud is Actabyte inmiddels veel meer dan een leverancier. Volgens Lemmers wordt het bedrijf al jaren gezien als een trusted advisor die actief meedenkt over de toekomst van de organisatie. Dat vertrouwen is niet van de ene op de andere dag ontstaan, maar in vijftien jaar samenwerking stap voor stap opgebouwd. "Dat meedenken is absoluut een kracht van Actabyte", zegt hij. "Maar minstens zo belangrijk is de bereikbaarheid. Je stuurt een bericht of belt even en krijgt direct iemand aan de lijn die begrijpt wat je bedoelt."

Volgens Lemmers zit de meerwaarde vooral in het vermogen om techniek te vertalen naar praktische oplossingen voor de organisatie. "Veel IT-specialisten denken in techniek. Jeroen en zijn team begrijpen juist hoe de organisatie werkt. Je stelt een vraag en krijgt niet alleen een technisch antwoord, maar vooral een oplossing die past bij wat je daadwerkelijk nodig hebt." Die aanpak sluit aan bij de visie van Hagman. "Uiteindelijk moet IT ondersteunend zijn aan de business. Als er iets speelt, wil je snel schakelen en de klant zo snel mogelijk helpen."

Cybersecurity als vanzelfsprekend onderdeel van de dienstverlening

Waar beschikbaarheid jarenlang centraal stond, speelt cybersecurity inmiddels een steeds grotere rol binnen de samenwerking. "De wereld is veranderd", zegt Hagman. "Steeds meer processen draaien in de cloud en organisaties zijn digitaal afhankelijk geworden. Daardoor zijn ook de risico's toegenomen." Volgens Hagman geldt dat voor iedere organisatie. "Veel mensen denken bij cyberdreigingen direct aan grote bedrijven of overheden. Maar iedere organisatie kan doelwit worden. Daarom kijken we voortdurend naar beveiliging, back-ups, toegangsbeheer en bewustwording." Voor Bentwoud betekent dat investeren in digitale veiligheid zonder de gebruikerservaring uit het oog te verliezen. "Security en werkbaarheid moeten met elkaar in balans blijven", aldus Hagman. "Je wilt veilig werken, maar mensen moeten hun werk ook gewoon kunnen doen."

Lemmers herkent daarin opnieuw de rol van trusted advisor. "Cybersecurity is voor veel organisaties een lastig onderwerp. Dan moet je kunnen vertrouwen op het advies dat je krijgt. Niet omdat iemand iets wil verkopen, maar omdat het daadwerkelijk nodig is voor de continuïteit van de organisatie." Daarmee is cybersecurity niet langer een los IT-thema, maar een integraal onderdeel geworden van goed ondernemerschap.

IT als fundament onder de klantbeleving

Voor Golfbaan Bentwoud draait het uiteindelijk om één ding: de best mogelijke golfervaring. Van reservering en ontvangst tot horeca, lessen en de moderne TrackMan-driving range: alles moet naadloos functioneren. Actabyte zorgt ervoor dat de technologie daarachter betrouwbaar, veilig en toekomstbestendig blijft. Door proactief mee te denken en de volledige IT-omgeving te ontzorgen, kan Golfbaan Bentwoud zich richten op wat echt belangrijk is. Of zoals Ferry Lemmers het treffend samenvat: "Uiteindelijk is het een bal en een stok." Actabyte zorgt ervoor dat alles daaromheen gewoon werkt.