Karmac digitaliseert voor Groenendijk Onderwijs Administratie 10.000 personeelsdossiers
Karmac Informatie & Innovatie heeft voor Groenendijk Onderwijs Administratie ruim 10.000 personeelsdossiers gedigitaliseerd. De gegevens zijn door Karmac verrijkt en digitaal uitgeleverd in Raet Personeelsdossier Online, het personeels-informatiesysteem waar Groenendijk mee werkt.
Groenendijk ondersteunt de bedrijfsvoering in het primair onderwijs, het voortgezet onderwijs, samenwerkingsverbanden en organisaties voor kinderopvang en peuterspeelzalen. Met een staf van circa honderd medewerkers verzorgt Groenendijk de personeels- en salarisadministratie van 10.000 medewerkers bij deze instellingen. Het resultaat van de ingrijpende Karmac digitaliseringsoperatie is dat de klanten van Groenendijk nu zelf in hun eigen dossiers kunnen kijken. Klanten hoeven niet meer te bellen naar Groenendijk om informatie op te vragen en kunnen op ieder gewenst moment van de dag (24x7) informatie opzoeken in de digitale dossiers.
10.000 dossiers die Karmac voor Groenendijk heeft gedigitaliseerd waren afkomstig van verschillende (onderwijs)instellingen Geen dossier was hetzelfde”, zegt Karmac account director Sayed Nasibdar. “We hebben daarom speciaal voor deze opdracht documentherkenningssoftware ontwikkeld. Daarmee konden we ruim 65% van alle documenten automatisch herkennen en verwerken.” Dezelfde software heeft Karmac ook gebruikt om documentdatums van de documenten af te lezen, meer dan de helft van alle documenten is op deze manier voorzien van een ingangsdatum (bij een arbeidscontract bijvoorbeeld de datum waarop het contract ingaat). Deze unieke werkwijze scheelde Groenendijk erg veel tijd en kosten. Het hele project, vanaf de voorbereidingen tot aan de eindoplevering, heeft Karmac in de schoolvakantie van 2015 uitgevoerd. Dit zodat de klanten van Groenendijk hier zo min mogelijk last van hadden.
Echtheidskenmerken
Jan Ouwenbroek, directeur Groenendijk is zeer tevreden over het verloop van het project en het eindresultaat. “Het hele project is soepel verlopen en de scans zien er uitstekend uit”, zegt hij. “Om te voldoen aan wet- en regelgeving heeft Karmac alle dossiers gescand in kleur met een scanresolutie van 300 DPI en zijn alle documenten opgeslagen als PDF/A-1b documenten. Daarbij heeft Karmac goed gelet op alle echtheidskenmerken, die zijn 1-op-1 overgenomen van de originele papieren documenten.“
Scan-to-Karmac
Vanwege het succes van dit project heeft Groenendijk ook gekozen voor de “Scan-to-Karmac” oplossing van Karmac. Hiermee kan Groenendijk Onderwijs Administratie in één keer een grote hoeveelheid nieuwe documenten inscannen en naar Karmac sturen. Vervolgens gaan ook de nieuwe documenten door de herkenningssoftware van Karmac, waarna de digitale documenten binnen 24 uur verrijkt door Karmac worden teruggeleverd in het personeelsinformatiesysteem van Groenendijk.
