Gemeente Emmen start met AI-systeem MAAT voor snellere raadsinformatie

Een goed functionerende informatievoorziening is essentieel voor raadsleden om hun wettelijke taken, zoals vertegenwoordiging, kaderstelling en controle, adequaat uit te voeren. Uit onderzoek van NOS-Nieuwsuur begin 2024 bleek echter dat in bijna de helft van de Nederlandse gemeenteraden raadsinformatie "moeilijk vindbaar of onvolledig" en tijdrovend is. AI-systemen kunnen bij grote hoeveelheden informatie uitkomst bieden door documenten razendsnel te scannen, verbanden te leggen en de essentie samen te vatten, wat handmatig zoeken vrijwel onmogelijk maakt.

MAAT is specifiek ontwikkeld voor gemeenteraden en sluit aan bij de werkwijze van gemeenten en griffies. Het systeem onderscheidt zich naar eigen zeggen door gebruikersgemak en precisie. Gebruikers hoeven geen exacte termen of uitgebreide voorkennis van een dossier te hebben; MAAT vindt relevante informatie op basis van betekenis en is robuust voor veelvoorkomende typ- en spelfouten. Vervolgens kan met behulp van AI eenvoudig een samenvatting van de resultaten worden gegenereerd of een technische vraag worden beantwoord. Dit proces is gericht op tijdsbesparing en het verminderen van frustratie, waardoor raadsleden zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk.

Sander Engelen, griffier van de gemeente Emmen, verklaart: "MAAT gaat ons helpen om sneller de relevante informatie te vinden in een zee aan documenten. Voor raadsleden, griffiers en bewoners betekent dat minder zoeken en meer inzicht. Het is een slimme aanvulling op onze bestaande systemen en zal bijdragen aan transparantie en effectiviteit in het besluitvormingsproces."

Gefaseerde aanpak in Emmen

De griffie van de gemeente Emmen heeft gekozen voor een gefaseerde uitrol van MAAT. In de eerste fase zal de griffie zelf met MAAT werken en zich richten op een goede inrichting voor de raadsleden. De planning is dat de raadsleden na de zomer volgen. Bij elke stap wordt begeleiding geboden om een optimaal gebruik van het systeem te waarborgen.

De implementatie van MAAT moet bijdragen aan een slagvaardiger en beter geïnformeerde gemeenteraad. Raadsleden zouden hierdoor sneller relevante informatie kunnen vinden en zich beter kunnen voorbereiden op vergaderingen, wat zich kan vertalen in scherpere vragen, beter onderbouwde besluiten en meer transparantie richting inwoners. Ook voor inwoners en journalisten wordt het met MAAT naar verwachting gemakkelijker om informatie terug te vinden over wat er wanneer gezegd of besloten is, bijvoorbeeld over onderwerpen die hen direct raken.