Kito Crosby neemt afscheid van versnipperd IT-landschap met SAP

Het bedrijf is actief in de lifting- en securementsector en biedt producten zoals hijs- en riggingoplossingen, gespecialiseerde hardware, kranen en elektrische takels. Kito Crosby beschikt over vestigingen in Klundert en Ede in Nederland, en in Putte en Heist-op-den-Berg in België. Vanaf deze locaties verzorgt het bedrijf productie, assemblage, training, opslag en distributie voor de EMEA-regio.

Gefragmenteerd IT-landschap

De organisatie kende een sterke groei, mede dankzij merken als Kito, Crosby, Harrington, Gunnebo Industries, Peerless en eepos. Door verschillende overnames ontstond echter een gefragmenteerd IT-landschap met verouderde systemen die niet langer werden ondersteund en moeilijk schaalbaar waren.

Om dit probleem aan te pakken, koos Kito Crosby voor een "clean core"-strategie, waarbij standaardfunctionaliteit centraal staat. Hiermee legt het bedrijf een nieuwe digitale basis voor meer samenhang, schaalbaarheid en verdere groei.

Greenfield-aanpak

“In het verleden hebben we onze ERP-systemen niet geïntegreerd. Daardoor werd ons IT-landschap erg versnipperd en werden onze bedrijfsprocessen beperkt”, zegt Johnson Lai, Chief Digital Transformation Officer en Chief Information Officer van Kito Crosby. “Daarom wilden we al onze ERP-systemen vernieuwen en echt kiezen voor een greenfield-aanpak, zodat we een transformatie voor het hele bedrijf konden inzetten.”

De transformatie begon in Noord-Amerika, de grootste markt van Kito Crosby. Daar was ook het risico het grootst van blijven werken met een oud en niet langer ondersteund ERP-systeem. Omdat de organisatie niet over voldoende interne capaciteit beschikte om zelf de benodigde infrastructuur en servers op te zetten, viel de keuze op RISE with SAP en SAP S/4HANA Cloud Private Edition. “SAP heeft veel sterke mogelijkheden in huis, en daar wilden we gebruik van maken”, aldus Lai.

Weerstand verminderen met live-demo’s

De technologische vernieuwing vroeg volgens Kito Crosby niet alleen om nieuwe systemen, maar ook om gedragsverandering in de organisatie. Vooral het vasthouden aan oude werkwijzen bleek een belangrijk aandachtspunt. “Iedereen is het eens met de clean core-aanpak, totdat het moment komt waarop ze naar hun eigen functie kijken. Dan willen ze toch maatwerk”, zegt Lai. “Er was weerstand tegen het gebruik van standaardfunctionaliteit. Toen we mensen live demo’s lieten zien met hun eigen data, nam die weerstand af.”

Ook binnen IT leefde in eerste instantie de wens om de infrastructuur en servers zelf te blijven beheren. Toch bleek samenwerking met SAP nodig om snel afscheid te kunnen nemen van de legacy-systemen in Noord-Amerika.

“Sommige mensen die zich eerst afvroegen waarom we een deel aan SAP uitbesteedden, zijn nu onze grootste ambassadeurs. We merken dat samenwerken met het SAP-team niet anders voelt dan samenwerken met onszelf.” Zijn belangrijkste les voor andere organisaties met vergelijkbare trajecten is duidelijk. “Onderschat nooit de impact van verandering op medewerkers.”

Tastbare resultaten

De vernieuwing van het ERP-landschap levert Kito Crosby inmiddels meetbare resultaten op. Het bedrijf ziet verbeteringen in klantenservice, voorraadbeheer en de efficiëntie van productie- en warehouseprocessen. Ook steeg de leverbetrouwbaarheid naar het hoogste niveau in meer dan tien jaar. Daarnaast meldt het bedrijf betere prestaties op belangrijke KPI’s, waaronder een hogere on-time delivery, minder backorders, een hogere voorraadnauwkeurigheid en snellere intercompany-processen.

Tegelijk bereikt Kito Crosby in zijn warehouse-activiteiten recordvolumes in ontvangst en opslag, replenishment en verzending. Volgens het bedrijf worden die resultaten gerealiseerd met nul incidenten en met minder middelen.

“We zien dat voordeel wereldwijd en we kijken ernaar uit om wat we in Noord-Amerika hebben gedaan, door te trekken naar de rest van de wereld. Zo kunnen we al die kleine, verouderde en niet langer ondersteunde ERP-systemen consolideren in SAP en toewerken naar die ene wereldwijde omgeving”, zegt Lai. Na de overname door Columbus McKinnon bouwt Kito Crosby verder op deze digitale basis. Daarbij kijkt het bedrijf ook nadrukkelijk naar toekomstige innovaties, waaronder AI.

Klaar voor AI

“Omdat we met een greenfield-aanpak zijn gestart en de clean core zoveel mogelijk hebben behouden, verwachten we dat upgrades sneller en met minder inspanning zullen verlopen”, zegt Lai. “We willen naar de nieuwste versie van SAP S/4HANA Cloud Private Edition, zodat we gebruik kunnen maken van de AI-mogelijkheden van Joule.”

Volgens Kito Crosby laat het traject zien hoe een internationale organisatie met lokale activiteiten in onder meer Nederland en België, en met een complexe mix van systemen uit het verleden, een fundament kan leggen voor verdere standaardisatie, innovatie en schaalbaarheid.

Nog meer rendement verwacht

“Dit is slechts één voorbeeld van hoe ons IT-team de bredere organisatie helpt om klanten en eindgebruikers nog beter te bedienen”, zegt Lai. “Naarmate we verder opschalen, verwachten we nog meer rendement uit de technologie, de extra mogelijkheden en de AI-tools binnen ons SAP-landschap.” Na de uitrol in Noord-Amerika staat nu de consolidatie van het SAP ECC 6.0-systeem in Europa op de agenda.