Lemvigh-Müller automatiseert documentverwerking met SAP Business AI en SAP Cloud ERP

Lemvigh-Müller is een 180 jaar oude Deense groothandel in industriële bouwmaterialen, technische producten en staal. Het bedrijf opereert internationaal en werkt samen met leveranciers en klanten in verschillende Europese markten, waaronder Nederland, binnen ketens voor technische producten, elektrotechniek, industriële componenten en installatiematerialen.

Voor Lemvigh-Müller is een efficiënte supplychain van groot belang. Door de lage marges moet het bedrijf kosten zo laag mogelijk houden en producten tegelijkertijd zo snel mogelijk bij klanten krijgen. “Ons bedrijf werkt met lage marges en we zijn afhankelijk van een zeer efficiënte supplychain”, zegt Frederik Aakerlund, CIO van Lemvigh-Müller. “We moeten de kosten verlagen waar we maar kunnen en ervoor zorgen dat onze klanten onze producten zo snel mogelijk ontvangen.”

Grote orderstroom

Een deel van de handelspartners wisselt zakelijke documenten rechtstreeks uit via EDI, Electronic Data Interchange. Dat geldt echter niet voor iedere partner. Daardoor ontvangt Lemvigh-Müller nog altijd een grote stroom orders, pakbonnen en facturen als pdf of e-mail. Deze documenten moesten tot voor kort handmatig worden gelezen en verwerkt.

Door de hoeveelheid documenten kostte dat steeds meer tijd. Ook konden gegevens daardoor te laat in het systeem terechtkomen of afwijkingen pas later worden opgemerkt. “Vandaag de dag ontvangen we zoveel pdf-bestanden en e-mails dat we geen tijd hebben om ze te lezen”, legt Aakerlund uit. “In feite werken we ons systeem niet snel genoeg bij of signaleren we afwijkingen van wat we verwachten niet snel genoeg.”

SAP AI leest documenten automatisch

Lemvigh-Müller ontwikkelde daarom een AI-toepassing voor documenten van handelspartners die niet via EDI kunnen worden uitgewisseld. SAP AI-engines lezen de binnenkomende bestanden automatisch en verwerken de informatie in het systeem.

De oplossing combineert SAP Business AI Platform, verschillende AI-componenten en SAP Fiori-apps. Deze zijn geïntegreerd met SAP Cloud ERP Private, het centrale SAP-systeem dat Lemvigh-Müller twee jaar eerder invoerde. “Dit is precies waar AI ons helpt”, zegt Aakerlund. “Het leest tien documenten van twintig pagina’s in een paar seconden, werkt ons systeem bij en daar komt geen mens aan te pas.”

Ook voor medewerkers verandert hierdoor de dagelijkse manier van werken. Zij hoeven grote hoeveelheden e-mails en documenten niet meer stuk voor stuk door te nemen. In plaats daarvan zien ze in een dashboard welke zaken daadwerkelijk hun aandacht vragen. “Onze gebruikers lezen niet langer heel veel e-mails, maar werken gewoon in een dashboard waarin ze de zaken vinden waaraan ze moeten werken”, zegt Aakerlund. “In een klein deel van ons bedrijf brengen we de Autonomous Enterprise al in de praktijk.”

Van usecase naar herbruikbare aanpak

De eerste toepassing bleef niet beperkt tot één type document. Lemvigh-Müller maakte van de oplossing een template voor verschillende zakelijke documenten, waaronder orders, pakbonnen en facturen. Wanneer documenten niet digitaal via EDI binnenkomen, kan dezelfde aanpak worden gebruikt om ze automatisch uit te lezen en te verwerken. Daarmee ontstond uit een relatief kleine AI-usecase een technische basis die ook voor andere bedrijfsprocessen kan worden ingezet.

De ontwikkeling van de eerste versie kostte ongeveer 200 uur, verspreid over tien weken. Volgens Aakerlund laat juist die beperkte schaal zien hoe organisaties met AI kunnen beginnen: zoek eerst naar concrete plekken waar inefficiëntie ontstaat en waar automatisering direct verschil kan maken.

“Een goed advies zou kunnen zijn om de plekken in je bedrijf te vinden waar inefficiëntie zit en daar AI toe te passen, in plaats van meteen voor een heel, heel groot project te gaan”, zegt hij. De aanpak bleek vervolgens breder inzetbaar. “Het bleek een herbruikbare architectuur te zijn, met herbruikbare templates voor veel andere bedrijfsprocessen.”