smartphoto stapt over op ERP-architectuur op basis van SAP S/4HANA Public Cloud

De oude IT-infrastructuur bood onvoldoende flexibiliteit voor aanpassingen, nieuwe verplichtingen zoals elektronische facturatie via Peppol en snel veranderende bedrijfsprocessen. Met productie in eigen huis en distributie via externe bezorgdiensten was een robuust en schaalbaar systeem noodzakelijk.

“Onze IT-infrastructuur paste gewoon niet meer bij wie we als bedrijf vandaag zijn”, vertelt Jonas Persyn, CFO smartphoto. “Onze businesscontext is veranderd. Daardoor wilden we een systeem dat onze manier van werken niet vertraagt, maar ondersteunt en versterkt.”

Standaardisatie als uitgangspunt

Smartphoto koos bewust voor een standaard SAP-oplossing met minimale aanpassingen. “We zijn voor 99% bij de standaard gebleven. Dat was een bewuste keuze. Standaardisatie maakt het systeem eenvoudiger, flexibeler én klaar voor verdere digitalisering”, zegt Jonas Persyn. De modulaire opbouw van SAP maakt uitbreiding mogelijk zonder telkens opnieuw te hoeven bouwen, wat essentieel is voor internationale groei en toekomstige overnames.

Het SAP Activate-model versnelde de transitie en bood structuur via fasen als ‘discover’ en ‘run’. Het huidige project dient nu als blauwdruk voor toekomstige implementaties binnen de groep.

Gedetailleerde voorstudie als sleutel tot succes

Een cruciale factor was de uitgebreide voorstudie, waarbij smartphoto precies definieerde wat nodig was. “Het was soms frustrerend voor onze partners hoe gedetailleerd we waren, maar achteraf bleek het cruciaal”, zegt Persyn. Medewerkers met kennis van finance, operations en andere kernprocessen zorgden ervoor dat de nieuwe omgeving zowel technisch als organisatorisch aansloot bij de werkvloer.

De overstap naar een gestandaardiseerd ERP-systeem vroeg om een nieuwe manier van werken, met meer aandacht voor datakwaliteit, duidelijke rollen en uniforme processen. Smartphoto investeerde in communicatie over het ‘waarom’ van de verandering, waarbij het projectteam benadrukte dat het nieuwe systeem het werk eenvoudiger en efficiënter maakt.

Persyn maakt het graag tastbaar: “Je vertelt je kinderen niet dat ze een dag in de auto moeten zitten, maar dat je onderweg bent naar een prachtig zwembad.” Die mindset zorgde voor breed draagvlak. Medewerkers die deelnamen aan tests begeleiden nu collega’s in andere units. Zij fungeerden als interne ambassadeurs en versnelden de adoptie in de rest van de organisatie.

Flexso als partner

Voor de implementatie koos smartphoto voor Flexso. De samenwerking kenmerkte zich door open communicatie, wederzijds vertrouwen en een gedeelde focus op resultaat.

“Het werd een samenwerking in de volle betekenis van het woord”, zegt Steven Decrock, Business Transformation Expert bij Flexso. “Ons advies werd opgepikt, er was wederzijdse betrokkenheid en ruimte voor feedback. Dat maakte het project niet alleen succesvol, maar ook aangenaam.”

Door de combinatie van standaard SAP, het Activate-implementatiemodel en de pragmatische aanpak van Flexso kon smartphoto gecontroleerd en stapsgewijs migreren, zonder de gekozen standaardisatieprincipes los te laten.

Blauwdruk voor verdere groei

Hoewel de digitale reis nog doorgaat, ligt de koers vast. Met SAP S/4HANA Public Cloud beschikt smartphoto nu over een toekomstbestendige ERP-infrastructuur die internationale expansie ondersteunt, compliance vereenvoudigt en een solide basis legt voor verdere digitalisering en automatisering. Nieuwe entiteiten kunnen sneller en consistenter worden aangesloten dankzij de ontwikkelde blueprint.

Zoals Persyn het formuleert: “We zijn onderweg naar dat mooie zwembad en elke kilometer brengt ons dichter bij onze bestemming.”