Redactie - 19 augustus 2023

Elke organisatie is een informatie-organisatie

Elke organisatie is (ook) een informatie-organisatie. Beleid, strategie en bedrijfsorganisatie kunnen perfect zijn, maar als de organisatie verstoken is van de juiste informatie, zal deze op termijn ophouden te bestaan. Vroeger waren informatie en informatiedrager – de brief, het contract, de order – strikt gekoppeld aan elkaar. De informatie-organisatie was het inrichten van een fysieke stroom van documenten en geschriften. Wij als mens kunnen fysiek zichtbare processen en hanteerbare producten makkelijk herkennen en begrijpen. Iedereen begrijpt de functie van een brief en het briefhoofd, de brief en de enveloppe en het contract en de handtekening. Daarom was de informatie-organisatie in het verleden voor bijna iedereen een helder, begrijpelijk en zichtbaar proces. Iedere bestuurder en manager begreep dat omdat het zo eenvoudig, zichtbaar en tastbaar was.

Elke organisatie is een informatie-organisatie image

Fysieke informatie verdween

Met de komst van de computer kon informatie ook elektronisch worden vastgelegd en weergegeven. Beeldscherm en printer maakten die onzichtbare digitale informatie daarna weer zichtbaar. Elektronische informatie was een ‘digitaal’ equivalent van onze oude fysiek herkenbare informatie-documenten. De wordprocessor verving de type-machine en was bedoeld voor brieven en teksten. Elektronische mail had een briefhoofd, een inhoud en zelfs een soort enveloppe om hem te versturen. Zelfs de elektronische schets en tekening had het oude tekeninghoofd om de metadata van die tekening vast te leggen.

De beginfase leek op de eerste auto: een koets zonder paard. Eind vorige eeuw was deze elektronische versie van de oude fysieke informatievoorziening voor vele bestuurders en managers nog begrijpelijk. Immers de elektronische vorm was terug te brengen tot de oude, begrijpelijke generatie, besturing en uitvoering. In 1998 schreef AG Connect in een artikel dat e-mail echt meer was dan elektronische post. Dat het al dertig jaar bestond maar zich pas in de jaren negentig echt ontwikkelde. Onze Taal schreef in 2000 dat de papieren brief niet zo snel zal verdwijnen, begreep de zorgen over de ‘de slordigheid van snelle media’ maar concludeerde dat het papierloze kantoor nog ver weg zou zijn.

Digitaal is onzichtbaar

De afgelopen twintig jaar zijn veel fysieke informatiestromen uit ons leven verdwenen. Niet meer een stapeltje brieven op je bureau dat je nog moet lezen, behandelen of beantwoorden. Maar een digitale mededeling dat er voor jou een berichtje staat in een beveiligde berichtenbox waar je met een vereiste authenticatie moet inloggen. Een vluchtige mededeling die u wel heeft ‘gezien’ maar intussen niet meer weet of dat via sms, whatsapp, social media, chat of email werd toegestuurd. Maar zeker nog ‘ergens’ op één van je vele informatiekanalen zal moeten staan. We verdrinken in de informatie maar verliezen steeds meer het zicht op alle stromen van informatie die ons bereiken.

Dat is één van de grote problemen van onze digitale informatie maatschappij: hoe houd je als fysiek ingestelde mens overzicht over die groeiende hoeveelheid, digitale informatie die – gericht maar ook ongericht – op je afkomt. Onze geest en hersenen zijn beperkt in het verwerken en ordenen van informatie. Hadden we in het papieren tijdperk nog ‘het geluk’ dat informatie zichtbaar en zelfs voelbaar was, nu glipt het in ons hoofd makkelijk uit het geheugen. En gezien de kracht van computers, de nieuwe informatie generatie en onze nieuwsgierigheid, zal dit alleen nog maar erger worden. En leidt – zie een eerdere blog – tot de behoefte aan digitale assistenten.

Digitale informatie chaos

Niet alleen als individu maar ook organisaties ‘verdrinken’ steeds vaker in hun informatie. In een RTL bericht spreek men over de ‘informatiechaos’ bij Financiën en Belastingdienst. Informatie wordt versnipperd bewaard, het overzicht ontbreekt en er wordt niet voldaan aan de regels van de archiefwet. Onze overheid lijkt verdwaald te zijn in een digitaal doolhof dat zij zelf de afgelopen decennia heeft gebouwd. Zoals eerder gezegd, elke organisatie die verstoken blijft van (de juiste) informatie zal op den duur vanzelf ophouden te bestaan. In een column van Kees Verhoeven vorige week in AG Connect stelt hij terecht dat ‘het op orde brengen van de informatiehuishouding, een topprioriteit [is] voor de overheid’.

Eerder in deze blog zei ik dat vroeger iedere bestuurder en manager de informatie-organisatie begreep, omdat die zo zichtbaar en tastbaar was. Ik zie helaas op vele plaatsen bestuurders en managers zitten die het aan de ‘minimale digitale vaardigheden’ ontbreekt om inzicht of gevoel te hebben bij en over hun eigen informatie-organisatie. Ik sprak hier eerder over; op zich is dat geen probleem zolang je in je team maar de mensen opneemt die die digitale vaardigheden wel hebben. En dat gebeurt niet of veel te weinig. Daardoor is de laatste jaren door veel niet digitaal onderlegde besturen en managementteams, een steeds grotere informatiechaos bij hun organisaties ontstaan.

Op orde brengen informatiehuishouding is een topprioriteit

Zoals Kees Verhoeven schrijft: ‘Inmiddels is het vertrouwen in de politiek historisch laag en gaapt er een diepe kloof tussen burger en overheid. Onze overheid zal zich de komende tijd van zijn beste kant moeten laten zien. De nadruk moet daarbij verschuiven van beeldvorming naar bestuursverantwoordelijkheid, van de buitenkant naar de binnenkant, van grote uitspraken naar goede uitvoering, van nieuw beleid naar beter beheer en van vertrouwelijkheid naar betrouwbaarheid... Om het vertrouwen ter herwinnen, zal het kabinet dossierkennis en datagrip moeten etaleren. Met andere woorden: het op orde brengen van de informatiehuishouding is een topprioriteit.’

Terecht strenge woorden over onze overheid waar te veel digitaal niet-vaardige bestuurders helaas een enorme digitale chaos hebben laten ontstaan. Vanuit i-mentor, een groep senior ICT executives, wordt deze boodschap al sinds 2019 met verve uitgedragen. Met het IT-deltaplan van Daan Rijsenbrij, zoals hier beschreven in i-bestuur, kunnen we onze overheid helpen de informatiehuishouding weer op de rails te zetten. Helpen vanuit een groep externe deskundigen die geen commerciële belangen (meer) hebben om ‘de overheid te helpen’. Die na een intensieve C-level informatieloopbaan in het bedrijfsleven nu nog tijd en interesse hebben om als betrokken burger hun overheid te helpen uit die informatiechaos te komen. De helpende hand uitreiken zonder commercieel belang. En dus niet als consulting-organisatie gericht op rapporten schrijven, of uurtje-factuurtje sturen of duur betaalde ICT-managers willen leveren.

WOO-verzoeken

Afgelopen half jaar zijn verschillende WOO-verzoeken ingediend bij departementen en organisaties waar de informatiechaos het grootst is. Financiën en belastingdienst, UWV en politie. Met de vraag: kunt u uw beleid tonen om uit de ‘niet meer te ontkennen informatiechaos‘ te komen. Wat blijkt, ijverige ambtenaren en strenge juristen hebben tot op heden deze documenten niet binnen hun organisatie kunnen vinden... Op onze i-mentor website doet Daan Rijsenbrij hier – met als eerste het UWV – verslag van. De openbare discussie vindt u op LinkedIn.

Helaas moeten we concluderen dat onze overheid kennelijk zelf nog niet de weg uit haar eigen doorhof heeft weten te benoemen, te beschrijven en in een actieplan om te zetten. De uitgestoken hand van i-mentor is tot op heden vriendelijk maar resoluut afgeslagen. “Wij kunnen het zelf wel oplossen”, is steeds weer de boodschap van de bestuurders. Hoe lang nog kunnen die bestuurders aan de intussen lagere ICT-wal dat nog volhouden? Voordat hun schip echt zinkt of op het strand vastloopt...?

Door: Hans Timmerman (foto)

Wil jij dagelijkse updates?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!